Еквайринг: від оплати покупця до зарахування в банк

1. Як влаштований облік

Оплата покупця та виплата платіжної системи — різні події. Реєстр пояснює, хто і за що заплатив. Банківська виписка підтверджує, скільки грошей фактично надійшло в банк.

1. Покупець платить. Надходження на окремий рахунок платіжної системи зараховує покупцю повну суму. Комісія провайдера враховується у витратах.
2. Провайдер перераховує гроші. Банківська виплата оформлюється як переміщення з рахунку платіжної системи на фактичний банківський рахунок.

Наприклад, покупець сплатив 1 000 грн, комісія — 20 грн, у банк надійшло 980 грн. Покупцю зараховуються 1 000 грн. Решта 20 грн — витрати бізнесу, а не борг покупця.

2. Що підготувати

• Доступ до профілю платіжної системи, потрібної організації та рахунків у QUINCEFIN.
• Права на створення і проведення документів Надходження на рахунок та Переміщення коштів. Якщо потрібних команд немає, зверніться до адміністратора вашої системи.
• Оригінальний CSV-реєстр із кабінету LiqPay, WayForPay, Hutko, plata by mono або NovaPay післяплати.
• Тариф BUSINESS і права на платіжний профіль, рахунки, організацію та документи. Клієнт-банк у SOLO не відкриває платіжні профілі.
• Документи покупців або картки покупців і їхні договори для зарахування авансів.
• Банківську виписку за датами фактичних виплат і дані провайдера, що підтверджують склад кожної виплати.

Почніть із короткого періоду та однієї виплати. Так простіше перевірити рахунки, комісії й прив'язки, перш ніж обробляти великий файл.

3. Створіть окремий рахунок платіжної системи

Навіщо: щоб бачити кошти, які покупці вже сплатили, але провайдер ще не перерахував у банк.

1. Відкрийте Гроші → Списки → Банківські рахунки та натисніть +.
2. Створіть окремий активний безготівковий рахунок. Приклад назви: LiqPay, UAH.
3. Вкажіть свою організацію та валюту, наприклад UAH. Не вигадуйте банківських реквізитів для цього облікового рахунку.
4. Збережіть рахунок кнопкою ОК.
5. Перевірте, що фактичний банківський рахунок заведений окремо. Для описаного звіряння він має належати тій самій організації та мати ту саму валюту.
6. Підготуйте статтю витрат, наприклад Комісія платіжної системи, і статтю вихідного руху коштів для комісії.
7. Підготуйте також активну вхідну статтю для оплати покупця. Вона може бути вказана в договорі або у значеннях за замовчуванням поточного користувача. Це не стаття комісії.

4. Налаштуйте профіль платіжної системи

Налаштування → Інтеграції → Платіжні системи

1. Виберіть потрібну платіжну систему та відкрийте наявний профіль або створіть новий із зрозумілою назвою, наприклад LiqPay, основний магазин.
2. Якщо потрібна лише робота з файлами, увімкніть Лише CSV-реєстри (без приймання оплат через API). Ключі для онлайн-приймання оплат у цьому режимі не потрібні.
3. Перейдіть на вкладку Клієнт-банк і заповніть поля за таблицею нижче.
4. Збережіть профіль.

Приклад для plata by mono

1. Створіть окремий обліковий рахунок «Plata, UAH» своєї організації. Фактичний рахунок ФОП у monobank або іншому банку залиште окремим.
2. У Платіжні системи → plata by mono увімкніть Лише CSV-реєстри (без приймання оплат через API), якщо потрібні лише файли. Токен і перевірка з'єднання в цьому режимі не потрібні.
3. На вкладці Клієнт-банк виберіть «Plata, UAH», перевірте організацію та валюту, заповніть статті комісії й збережіть профіль.

Plata — не банківська виписка monobank. Реєстр Plata розшифровує оплати покупців. Банківська інтеграція monobank підтверджує зарахування виплат на фактичний рахунок і має власні налаштування API. Для завантаження CSV Plata не потрібно перемикати банківський рахунок із режиму «з файлу» на «з API».

Якщо вже використовуєте платіжні посилання

Не вмикайте режим «Лише CSV-реєстри» у профілі, який має й надалі створювати платіжні посилання. Збережіть його налаштування приймання оплат і заповніть вкладку «Клієнт-банк».

Прив'язка профілю в картці рахунку для платіжних посилань і поле «Рахунок платіжної системи» для реєстрів мають різне призначення. Налаштування CSV не переносить раніше створені надходження на інший рахунок.

Окремий дублікат платіжного профілю в налаштуваннях клієнт-банку не потрібен.

5. Завантажте CSV-реєстр

Навіщо: отримати розшифровку окремих оплат до створення фінансових документів.

1. У кабінеті провайдера вивантажте оригінальний реєстр у CSV, UTF-8. Підтримуються файли до 5 МБ і до 5 000 оплат. Для більшого обсягу виберіть коротший період.
2. У QUINCEFIN відкрийте Гроші → Клієнт-банк та натисніть Реєстр платіжної системи.
3. Виберіть Профіль. Перевірте організацію та валюту.
4. Виберіть CSV-файл і натисніть Завантажити реєстр.
5. Перевірте назву файлу, кількість оплат, колонку Статус та підсумки Оплата клієнта, Комісія, До виплати.

Не змінюйте назви колонок або ідентифікатори операцій. XLS/XLSX не підтримуються: зміна розширення на .csv не перетворює файл. Інший вид звіту того самого провайдера з іншими колонками може не підійти.

Підсумки у шапці стосуються всіх рядків файлу, зокрема відхилених операцій, а не лише вибраних оплат чи однієї виплати в банк. Для WayForPay, якщо хоча б одна комісія невідома, загальні «Комісія» та «До виплати» не показуються як повний підсумок. Суму вибраних проведених оплат перевіряйте під час звіряння з банком.

Кнопка Очистити перегляд очищає лише попередній перегляд. Вона не скасовує вже проведених документів.

6. Вкажіть покупця, документ і комісію

Для кожної оплати перевірте ID, дату, валюту, суму й запропоновану прив'язку. Якщо правильного зв'язку немає, у колонці Клієнт / оплачуваний документ виберіть один із двох варіантів.

1. Перевірте відповідність організації та валюти документа або договору рахунку профілю.
2. Переконайтеся, що оплата не перевищує неоплачений залишок вибраного документа.
3. Перевірте Статтю руху коштів для надходження; за потреби виберіть її кнопкою в рядку. Це вхідна стаття. Її не слід плутати з вихідною статтею комісії з профілю.
4. Перевірте правило: оплата мінус комісія = сума до виплати.

Пріоритет вхідної статті: вибрана в рядку → стаття договору → вхідна стаття за замовчуванням поточного користувача. Налаштування іншого користувача не використовується. Стаття має бути активною, вхідною та не групою; якщо придатної статті немає, виберіть її вручну.

Як працює автоматична прив'язка

Спочатку перевіряється відомий платіж вибраної інтеграції. Якщо його немає і рядок ще не імпортовано, для NovaPay та plata передбачено додатковий пошук.

Потрібен єдиний сумісний документ тієї самої організації та валюти, доступний користувачу, з чинним покупцем і договором. Повна сума оплати до комісії має дорівнювати повній сумі документа. Скасовані документи не підходять. Неоднозначні збіги система не вибирає навмання.

Якщо документ уже повністю або частково оплачено, перевірте існуючі надходження, у тому числі за пов'язаною реалізацією. Часткові оплати не отримують додаткову автоприв'язку за ТТН або CheckoutID; ручна прив'язка можлива після перевірки, якщо сума не перевищує неоплачений залишок. Не вигадуйте ідентифікатори для обходу перевірок.

Що означають підсумки та статуси

Знайдено в інтеграції: 0 не означає, що файл не прочитано. Дивіться також Прив'язано до документа / покупця, Потребує уточнення та статуси рядків.

У старіших версіях Платіж не знайдено означає відсутність збігу в історії інтеграції, а не помилку читання CSV. Ім'я платника, маскована картка чи схожа сума не визначають покупця автоматично. Навіть автоматично прив'язані рядки ще потрібно вибрати та провести.

Особливості платіжних систем

• LiqPay. У підтриманому реєстрі є суми оплат, комісій і виплат. Звірте їх із першоджерелом.
• WayForPay. У налаштуваннях звіту увімкніть Час платежу та Комісія. Після відповідного оновлення QFin заповнена комісія читається з CSV, а сума до виплати розраховується автоматично: 6 120,00 − 122,40 = 5 997,60 грн. Якщо колонки або значення немає, для цього рядка залишається поле Комісія вручну. Порожнє значення не означає нуль. Комісія має бути невід'ємною, не перевищувати оплату та мати не більше двох десяткових знаків; некоректна комісія блокує рядок. Вводьте 0 лише за фактичної відсутності комісії.
• Hutko. Валюта береться з рахунку профілю. Переконайтеся, що файл належить цьому профілю та валюті.
• plata by mono. Вибирайте саме профіль Plata. Підтримано CSV формату «RT виписка»: дата й час операції, ID платежу, сума платежу, комісія банку та сума виплати на рахунок ФОП. Валюта береться з рахунку профілю. Для звичайних оплат підтримано вид операції дебет зі статусом Отримано; повернення не проводьте як позитивні оплати. Комісія береться з файлу, а не вводиться приблизним відсотком.
• NovaPay післяплати. Перевірте Джерело даних, Дату виплати, Реєстр / референс виплати та ЕН / ТТН. Для проведення потрібно встановити прапорець, що починається словами «Підтверджую облік на дату виплати NovaPay…».

Для CSV WayForPay обов'язкові Номер замовлення, Тип транзакції, Сума, Валюта, Статус транзакції, Час платежу. Порядок колонок довільний; підтримуються українські, російські та англійські заголовки стандартного експорту. Час запиту не замінює Час платежу. Проводяться лише PURCHASE / Approved; Declined та повернення не проводяться як звичайні оплати. Якщо заповнена комісія не підставляється, уточніть у підтримки наявність відповідного оновлення.

У CSV Plata залишайте службовий рядок, багаторядкові заголовки та ID без змін; назва колонки «Номер заказу» має зберігатися як у файлі. Перевірте рівність: Сума платежу − Комісія банку = Сума виплати на рахунок ФОП. Якщо немає відомого платежу та єдиного сумісного замовлення за CheckoutID, виберіть документ або покупця з договором вручну.

7. Проведіть оплати

1. Позначте готові рядки вручну або натисніть Вибрати прив'язані оплати.
2. Перевірте вибір: за один запуск можна провести від 1 до 100 оплат. Прив'язка не замінює перевірки комісії, дати й інших реквізитів.
3. Натисніть Провести оплати та підтвердьте дію.
4. Перевірте статус Уже завантажено та посилання на створене надходження.
5. Натисніть Завантажені оплати та виплати, щоб переглянути журнал проведених оплат.

Для великого реєстру повторно відкрийте файл і виберіть наступні непроведені оплати. Той самий платіж у тому самому профілі, уже зареєстрований CSV-механізмом, показується як «Уже завантажено» і не повинен створювати нове надходження.

Цей захист не є універсальним пошуком дублів серед ручних документів або надходжень, створених іншим способом чи в іншому профілі. Не імпортуйте ту саму оплату під різними провайдерами. Зміна профілю не переносить історію автоматично. Не змінюйте ID й не створюйте інший профіль для обходу перевірки.

8. Звірте виплату з банківською випискою

Перед початком: оплати вже проведені на рахунок платіжної системи, а їхні комісії перевірені.

8.1. Відкрийте фактичне зарахування

1. Перейдіть у Гроші → Клієнт-банк.
2. Виберіть фактичний банківський рахунок і завантажте виписку звичайним способом: файлом банку або через налаштоване API банку.
3. Знайдіть додатне зарахування від платіжної системи.
4. У цьому рядку натисніть Звірити еквайрингову виплату.

Якщо відкрити журнал із вікна CSV, можна переглядати оплати. Для проведення виплати потрібно почати саме з банківського рядка.

8.2. Виберіть оплати, що входять до виплати

1. Виберіть профіль провайдера, який перерахував кошти. За потреби натисніть Оновити.
2. Після відповідного оновлення QFin задайте Дата з, Дата до та Статус → Очікує виплати, щоб звузити великий журнал.
3. Знайдіть потрібні оплати за ID, датою, покупцем і референсом виплати.
4. Позначте фактичні оплати цієї виплати зі статусом Очікує виплати.
5. Порівняйте Зарахування в банк і До виплати за вибраними оплатами. Вони мають збігатися точно, до копійки.

Фільтри дат і статусу

Обидві дати включають увесь день. Для одного дня введіть однакові дати, наприклад 28.09.2026; можна задати лише одну межу. Фільтр використовує дату оплати в таблиці, а не дату банківського зарахування. Для NovaPay це підтверджена при імпорті дата виплати з CSV.

У полі Статус доступні Всі, Очікує виплати, Звірено з банком, Документ змінено / скасовано та Рахунок профілю змінено — потрібне підтвердження. Лічильник Показано оплат показує кількість рядків після фільтрації та загальну кількість у журналі вибраного профілю.

Очистити фільтр прибирає обидві дати й повертає статус Всі. Сам вибір Всі не очищає дати. Оновити зберігає фільтри, але знімає позначки рядків.

При зміні фільтра приховані рядки знімаються з вибору; після очищення фільтра їх потрібно позначити заново. Сума До виплати за вибраними оплатами охоплює позначені рядки на всіх сторінках відфільтрованого списку. Зворотний діапазон дат показує попередження та блокує вибір для проведення. Якщо склад виплати охоплює інші дати, розширте період.

У журналі доступні лише вже проведені оплати. Підсумок перегляду CSV охоплює весь файл, зокрема рядки без прив'язки або з попередженнями. Якщо склад виплати містить таку оплату, спочатку уточніть і проведіть її, а потім звіряйте повну виплату.

Для Plata один CSV може охоплювати кілька виплат і не містить гарантованого складу кожного банківського переказу. Дата операції у файлі — не підтвердження дати виплати. Склад уточніть за даними провайдера, а суму й дату фактичного зарахування візьміть із банківської виписки.

8.3. Проведіть переміщення

1. Натисніть Звірити та провести виплату і підтвердьте суму.
2. Перевірте статус Звірено з банком та посилання Переміщення в банк.
3. Відкрийте переміщення. Джерело — рахунок платіжної системи; одержувач — фактичний банк; сума й дата — з банківського рядка.

Якщо для рядка вже існує відповідне проведене переміщення, система може використати його після перевірки. Інший або несумісний документ спричинить конфлікт. Не створюйте додатковий документ для обходу конфлікту.

9. Приклад: дві оплати й одна виплата

Умовні дані у гривні. Початкові залишки обох рахунків — нуль; інших операцій немає. Комісії наведено лише для прикладу, це не тарифи провайдерів.

Після проведення оплат

• Покупцям зараховано 1 500,00 грн у документах або як аванси.
• Комісія у витратах — 30,00 грн.
• Залишок платіжної системи — 1 470,00 грн; банку — 0,00 грн.

Після звіряння банківського зарахування на 1 470,00 грн

• Обидві оплати зв'язані з одним переміщенням на 1 470,00 грн.
• Залишок платіжної системи — 0,00 грн; банку — 1 470,00 грн.
• Оплати покупців залишаються 1 500,00 грн, комісія — 30,00 грн.

Якщо є інші невиплачені оплати або початковий залишок, кошти на рахунку провайдера можуть залишатися. Нуль не є обов'язковим результатом кожної виплати.

Де перевірити

1. У Завантажені оплати та виплати відкрийте кожне Надходження: перевірте покупця, договір, документ-підставу, рахунок, повну суму й комісію.
2. Відкрийте документи-підстави та перевірте оплату або перевірте аванс покупця за договором.
3. Відкрийте Переміщення в банк: перевірте проведення, рахунки, суму й дату.
4. У журналі грошових документів і звітах за рахунками перевірте залишки до та після виплати за потрібною організацією, валютою і періодом.
5. У звіті про прибутки та збитки перевірте комісію за вибраною статтею витрат.

Оплата не означає автоматичного продажу або відвантаження. Аванс не потрібно вважати завершеним продажем лише через надходження грошей.

10. Якщо щось не виходить

Як скасувати помилковий зв'язок виплати

1. Відкрийте Переміщення в банк і скасуйте його проведення за звичайними правилами документів.
2. Поверніться у Завантажені оплати та виплати й оновіть дані.
3. Натисніть Відв'язати виплату та підтвердьте. Будуть відв'язані оплати відповідної виплати; сам банківський документ не видаляється.
4. Перевірте документ, що залишився, до повторного звіряння. Скасований або несумісний документ цього банківського рядка може блокувати повторну операцію.

Якщо потрібно виправити й надходження покупця, спочатку розберіть залежну виплату в описаному порядку. Для конфлікту, який не вдається пояснити, передайте підтримці назву провайдера, текст повідомлення, дату та знеособлений приклад. Не передавайте паролі, API-ключі або повні карткові реквізити.

11. Що не входить у цей сценарій

• API-завантаження реєстрів платіжних систем. Описаний імпорт працює через CSV. API платіжних посилань, callback і API банківських виписок — інші механізми.
• Повернення, оскарження платежів, резерви й додаткові утримання. Не проводьте їх як звичайні позитивні оплати.
• Часткова виплата однієї оплати, конвертація та змішані валюти. Автоматичне звіряння описаним способом їх не охоплює.
• NovaPay Business як банківська виписка. Це не те саме джерело, що реєстр NovaPay післяплати.
• Податковий дохід і фіскальний чек. Завантаження реєстру та звіряння виплати не визначають автоматично податкову дату й не замінюють фіскалізацію.

Якщо банк отримав суму з додатковими утриманнями або виплатив лише частину однієї оплати, спочатку з'ясуйте склад операції. Не підганяйте її під звичайний сценарій зміною комісії.

12. Короткий щоденний порядок

1. Вивантажити CSV із кабінету провайдера.
2. Відкрити правильний профіль і перевірити реєстр.
3. Уточнити покупців, документи, комісії та відсутність раніше врахованих оплат.
4. Провести готові оплати на рахунок платіжної системи.
5. Завантажити банківську виписку.
6. З кожного зарахування звірити фактичний склад виплати й провести переміщення.
7. Перевірити оплати покупців, комісії та залишок коштів у провайдера.

Додаткова онлайн-довідка

• Огляд обліку еквайрингу та післяплат
• Налаштування профілю та рахунків
• Завантаження оплат із CSV
• Звіряння виплат із банком
• Робота з клієнт-банком