Еквайринг: від оплати покупця до зарахування в банк

1. Як влаштований облік

Оплата покупця та виплата платіжної системи — різні події. Реєстр пояснює, хто і за що заплатив. Банківська виписка підтверджує, скільки грошей фактично надійшло в банк.

1. Покупець платить. Надходження на окремий рахунок платіжної системи зараховує покупцю повну суму. Комісія провайдера враховується у витратах.
2. Провайдер перераховує гроші. Банківська виплата оформлюється як переміщення з рахунку платіжної системи на фактичний банківський рахунок.

Наприклад, покупець сплатив 1 000 грн, комісія — 20 грн, у банк надійшло 980 грн. Покупцю зараховуються 1 000 грн. Решта 20 грн — витрати бізнесу, а не борг покупця.

2. Що підготувати

• Доступ до профілю платіжної системи, потрібної організації та рахунків у QUINCEFIN.
• Права на створення і проведення документів Надходження на рахунок та Переміщення коштів. Якщо потрібних команд немає, зверніться до адміністратора вашої системи.
• Оригінальний CSV-реєстр із кабінету LiqPay, WayForPay, Hutko або NovaPay післяплати.
• Документи покупців або картки покупців і їхні договори для зарахування авансів.
• Банківську виписку за датами фактичних виплат і дані провайдера, що підтверджують склад кожної виплати.

Почніть із короткого періоду та однієї виплати. Так простіше перевірити рахунки, комісії й прив'язки, перш ніж обробляти великий файл.

3. Створіть окремий рахунок платіжної системи

Навіщо: щоб бачити кошти, які покупці вже сплатили, але провайдер ще не перерахував у банк.

1. Відкрийте Гроші → Списки → Банківські рахунки та натисніть +.
2. Створіть окремий активний безготівковий рахунок. Приклад назви: LiqPay, UAH.
3. Вкажіть свою організацію та валюту, наприклад UAH. Не вигадуйте банківських реквізитів для цього облікового рахунку.
4. Збережіть рахунок кнопкою ОК.
5. Перевірте, що фактичний банківський рахунок заведений окремо. Для описаного звіряння він має належати тій самій організації та мати ту саму валюту.
6. Підготуйте статтю витрат, наприклад Комісія платіжної системи, і статтю вихідного руху коштів для комісії.

4. Налаштуйте профіль платіжної системи

Налаштування → Інтеграції → Платіжні системи

1. Виберіть потрібну платіжну систему та відкрийте наявний профіль або створіть новий із зрозумілою назвою, наприклад LiqPay, основний магазин.
2. Якщо потрібна лише робота з файлами, увімкніть Лише CSV-реєстри (без приймання оплат через API). Ключі для онлайн-приймання оплат у цьому режимі не потрібні.
3. Перейдіть на вкладку Клієнт-банк і заповніть поля за таблицею нижче.
4. Збережіть профіль.

Якщо вже використовуєте платіжні посилання

Не вмикайте режим «Лише CSV-реєстри» у профілі, який має й надалі створювати платіжні посилання. Збережіть його налаштування приймання оплат і заповніть вкладку «Клієнт-банк».

Прив'язка профілю в картці рахунку для платіжних посилань і поле «Рахунок платіжної системи» для реєстрів мають різне призначення. Налаштування CSV не переносить раніше створені надходження на інший рахунок.

Окремий дублікат платіжного профілю в налаштуваннях клієнт-банку не потрібен.

5. Завантажте CSV-реєстр

Навіщо: отримати розшифровку окремих оплат до створення фінансових документів.

1. У кабінеті провайдера вивантажте оригінальний реєстр у CSV, UTF-8. Підтримуються файли до 5 МБ і до 5 000 оплат. Для більшого обсягу виберіть коротший період.
2. У QUINCEFIN відкрийте Гроші → Клієнт-банк та натисніть Реєстр платіжної системи.
3. Виберіть Профіль. Перевірте організацію та валюту.
4. Виберіть CSV-файл і натисніть Завантажити реєстр.
5. Перевірте назву файлу, кількість оплат, колонку Статус та підсумки Оплата клієнта, Комісія, До виплати.

Не змінюйте назви колонок або ідентифікатори операцій. XLS/XLSX не підтримуються: зміна розширення на .csv не перетворює файл. Інший вид звіту того самого провайдера з іншими колонками може не підійти.

Підсумки у шапці стосуються файлу, а не обов'язково однієї виплати в банк. В одному CSV можуть бути оплати кількох виплат. Для WayForPay підсумок із джерела не замінює ручного уточнення комісій.

Кнопка Очистити перегляд очищає лише попередній перегляд. Вона не скасовує вже проведених документів.

6. Вкажіть покупця, документ і комісію

Для кожної оплати перевірте ID, дату, валюту, суму й запропоновану прив'язку. У колонці Клієнт / оплачуваний документ виберіть один із двох варіантів.

1. Перевірте відповідність організації та валюти документа або договору рахунку профілю.
2. Переконайтеся, що оплата не перевищує неоплачений залишок вибраного документа.
3. Перевірте Статтю руху коштів для надходження; за потреби виберіть її кнопкою в рядку. Це вхідна стаття. Її не слід плутати з вихідною статтею комісії з профілю.
4. Перевірте правило: оплата мінус комісія = сума до виплати.

Відомий платіж означає, що знайдено платіж інтеграції, а не те, що надходження вже проведене. Платіж не знайдено означає, що зв'язок потрібно уточнити вручну. Ім'я платника, номер замовлення або ТТН самі по собі не гарантують правильного визначення покупця.

Особливості платіжних систем

• LiqPay. У підтриманому реєстрі є суми оплат, комісій і виплат. Звірте їх із першоджерелом.
• WayForPay. Підтриманий експорт транзакцій не містить комісії та суми до виплати. У колонці Комісія вручну введіть точну комісію кожної вибраної оплати, не більше двох десяткових знаків. Для 1 000,00 грн із комісією 20,00 грн до виплати має бути 980,00 грн. Вводьте 0 лише за фактичної відсутності комісії.
• Hutko. Валюта береться з рахунку профілю. Переконайтеся, що файл належить цьому профілю та валюті.
• NovaPay післяплати. Перевірте Джерело даних, Дату виплати, Реєстр / референс виплати та ЕН / ТТН. Для проведення потрібно встановити прапорець, що починається словами «Підтверджую облік на дату виплати NovaPay…».

7. Проведіть оплати

1. Позначте готові рядки вручну або натисніть Вибрати прив'язані оплати.
2. Перевірте вибір: за один запуск можна провести від 1 до 100 оплат. Прив'язка не замінює перевірки комісії, дати й інших реквізитів.
3. Натисніть Провести оплати та підтвердьте дію.
4. Перевірте статус Уже завантажено та посилання на створене надходження.
5. Натисніть Завантажені оплати та виплати, щоб переглянути журнал проведених оплат.

Для великого реєстру повторно відкрийте файл і виберіть наступні непроведені оплати. Той самий платіж у тому самому профілі, уже зареєстрований CSV-механізмом, показується як «Уже завантажено» і не повинен створювати нове надходження.

Цей захист не є універсальним пошуком дублів серед ручних документів або надходжень, створених іншим способом. Не змінюйте ID й не створюйте інший профіль для обходу перевірки.

8. Звірте виплату з банківською випискою

Перед початком: оплати вже проведені на рахунок платіжної системи, а їхні комісії перевірені.

8.1. Відкрийте фактичне зарахування

1. Перейдіть у Гроші → Клієнт-банк.
2. Виберіть фактичний банківський рахунок і завантажте виписку звичайним способом: файлом банку або через налаштоване API банку.
3. Знайдіть додатне зарахування від платіжної системи.
4. У цьому рядку натисніть Звірити еквайрингову виплату.

Якщо відкрити журнал із вікна CSV, можна переглядати оплати. Для проведення виплати потрібно почати саме з банківського рядка.

8.2. Виберіть оплати, що входять до виплати

1. Виберіть профіль провайдера, який перерахував кошти. За потреби натисніть Оновити.
2. Знайдіть потрібні оплати за ID, датою, покупцем і референсом виплати.
3. Позначте фактичні оплати цієї виплати зі статусом Очікує виплати.
4. Порівняйте Зарахування в банк і До виплати за вибраними оплатами. Вони мають збігатися точно, до копійки.

8.3. Проведіть переміщення

1. Натисніть Звірити та провести виплату і підтвердьте суму.
2. Перевірте статус Звірено з банком та посилання Переміщення в банк.
3. Відкрийте переміщення. Джерело — рахунок платіжної системи; одержувач — фактичний банк; сума й дата — з банківського рядка.

Якщо для рядка вже існує відповідне проведене переміщення, система може використати його після перевірки. Інший або несумісний документ спричинить конфлікт. Не створюйте додатковий документ для обходу конфлікту.

9. Приклад: дві оплати й одна виплата

Умовні дані у гривні. Початкові залишки обох рахунків — нуль; інших операцій немає. Комісії наведено лише для прикладу, це не тарифи провайдерів.

Після проведення оплат

• Покупцям зараховано 1 500,00 грн у документах або як аванси.
• Комісія у витратах — 30,00 грн.
• Залишок платіжної системи — 1 470,00 грн; банку — 0,00 грн.

Після звіряння банківського зарахування на 1 470,00 грн

• Обидві оплати зв'язані з одним переміщенням на 1 470,00 грн.
• Залишок платіжної системи — 0,00 грн; банку — 1 470,00 грн.
• Оплати покупців залишаються 1 500,00 грн, комісія — 30,00 грн.

Якщо є інші невиплачені оплати або початковий залишок, кошти на рахунку провайдера можуть залишатися. Нуль не є обов'язковим результатом кожної виплати.

Де перевірити

1. У Завантажені оплати та виплати відкрийте кожне Надходження: перевірте покупця, договір, документ-підставу, рахунок, повну суму й комісію.
2. Відкрийте документи-підстави та перевірте оплату або перевірте аванс покупця за договором.
3. Відкрийте Переміщення в банк: перевірте проведення, рахунки, суму й дату.
4. У журналі грошових документів і звітах за рахунками перевірте залишки до та після виплати за потрібною організацією, валютою і періодом.
5. У звіті про прибутки та збитки перевірте комісію за вибраною статтею витрат.

Оплата не означає автоматичного продажу або відвантаження. Аванс не потрібно вважати завершеним продажем лише через надходження грошей.

10. Якщо щось не виходить

Як скасувати помилковий зв'язок виплати

1. Відкрийте Переміщення в банк і скасуйте його проведення за звичайними правилами документів.
2. Поверніться у Завантажені оплати та виплати й оновіть дані.
3. Натисніть Відв'язати виплату та підтвердьте. Будуть відв'язані оплати відповідної виплати; сам банківський документ не видаляється.
4. Перевірте документ, що залишився, до повторного звіряння. Скасований або несумісний документ цього банківського рядка може блокувати повторну операцію.

Якщо потрібно виправити й надходження покупця, спочатку розберіть залежну виплату в описаному порядку. Для конфлікту, який не вдається пояснити, передайте підтримці назву провайдера, текст повідомлення, дату та знеособлений приклад. Не передавайте паролі, API-ключі або повні карткові реквізити.

11. Що не входить у цей сценарій

• API-завантаження реєстрів платіжних систем. Описаний імпорт працює через CSV. API платіжних посилань, callback і API банківських виписок — інші механізми.
• Повернення, оскарження платежів, резерви й додаткові утримання. Не проводьте їх як звичайні позитивні оплати.
• Часткова виплата однієї оплати, конвертація та змішані валюти. Автоматичне звіряння описаним способом їх не охоплює.
• CSV-реєстри plata by mono. Цим механізмом не підтримуються.
• NovaPay Business як банківська виписка. Це не те саме джерело, що реєстр NovaPay післяплати.
• Податковий дохід і фіскальний чек. Завантаження реєстру та звіряння виплати не визначають автоматично податкову дату й не замінюють фіскалізацію.

Якщо банк отримав суму з додатковими утриманнями або виплатив лише частину однієї оплати, спочатку з'ясуйте склад операції. Не підганяйте її під звичайний сценарій зміною комісії.

12. Короткий щоденний порядок

1. Вивантажити CSV із кабінету провайдера.
2. Відкрити правильний профіль і перевірити реєстр.
3. Уточнити покупців, документи, комісії та відсутність раніше врахованих оплат.
4. Провести готові оплати на рахунок платіжної системи.
5. Завантажити банківську виписку.
6. З кожного зарахування звірити фактичний склад виплати й провести переміщення.
7. Перевірити оплати покупців, комісії та залишок коштів у провайдера.

Додаткова онлайн-довідка

• Налаштування профілю та рахунків
• Завантаження оплат із CSV
• Звіряння виплат із банком
• Робота з клієнт-банком