Сервіс з ремонту телефонів веде облік у трьох місцях одночасно: запчастини — на складі, апарати клієнтів — у зошиті або чаті, гроші майстрів — у голові власника. QUINCEFIN зводить це в один документ — наряд-замовлення: він списує запчастину, фіксує, на який саме апарат вона пішла, нараховує майстру відсоток і одразу показує прибуток по конкретному ремонту.
Облік ремонту телефонів: наряд-замовлення, IMEI та гарантія в одній системі
Магазин аксесуарів із ремонтом — це фактично два бізнеси в одному приміщенні. Роздріб живе за своєю логікою: сотні дрібних SKU, штрихкоди, каса. Сервіс — за іншою: кожен ремонт унікальний, запчастина йде на конкретний апарат, а майстер отримує відсоток від роботи, а не від чека.
Проблема починається там, де ці два обліки перетинаються. Дисплей, який ви поставили клієнту, — це той самий дисплей, що лежав на складі як товар. Якщо облік ремонтів ведеться окремо від складу, залишки розходяться за тиждень.
Що дає наряд-замовлення
Наряд-замовлення — це документ, який в одному місці тримає:
- виконані роботи й послуги — те, що ви виставляєте клієнту;
- використані запчастини — списуються з того самого складу, що й роздріб;
- зарплату майстра — відсотком від робіт або фіксованою сумою;
- собівартість і маржу конкретного ремонту.
Після проведення система списує запчастини зі складу, формує дохід, нараховує майстру заборгованість і оновлює управлінський звіт про прибутки та збитки. Жодних окремих таблиць.
Як прив’язати ремонт до конкретного апарата
Найважливіше для сервісу — знати не «Іван Іванов приніс телефон», а «цей конкретний iPhone 13 з цим IMEI». Для цього в QUINCEFIN є об’єкти партнерів.
Механіка проста:
- Створюєте тип об’єкта — наприклад, «Смартфон».
- Додаєте до цього типу власні характеристики: IMEI, модель, колір, дата покупки.
- У картці клієнта заводите його апарати як об’єкти.
- У наряд-замовленні обираєте конкретний апарат — система пропонує лише об’єкти цього клієнта.
Далі працює накопичення. По кожному апарату видно повну історію: які ремонти були, які запчастини ставили, скільки він приніс прибутку. Коли клієнт повертається через півроку зі скаргою «ви ж мені це вже міняли», відповідь знаходиться за десять секунд, а не за перегортанням зошита.
Той самий механізм працює для будь-якої техніки — ноутбуків, планшетів, годинників. Тип об’єкта і його поля ви задаєте самі.
Запчастини: серійні номери та партії
У вкладці Матеріали наряд-замовлення списує запчастини зі складу. Якщо запчастина обліковується за серійними номерами, у рядку можна вказати конкретний номер — і тоді видно, який саме екземпляр пішов на який апарат.
Якщо серійні номери не вносили під час приймання товару, їх можна додати до наявних залишків окремим документом «Встановлення серійних номерів» у меню Склад / Складські документи.
Для дрібних витратних матеріалів — клей, шлейфи, гвинти — серійний облік зайвий, достатньо звичайного списання з партії. Система дозволяє поєднувати обидва підходи в одному документі.
Зарплата майстрів
Вкладка Зарплата розв’язує типову суперечку «скільки я заробив цього місяця». Ви задаєте фонд оплати — наприклад, відсоток від суми робіт у цьому наряді — і система розподіляє його між виконавцями: порівну або за заданими частками.
Результат — не оцінка, а нарахована заборгованість перед конкретним майстром, яка потрапляє у витрати й одразу впливає на собівартість ремонту. Якщо над апаратом працювали двоє, кожен отримує свою частину з того самого документа.
Скільки насправді заробляє сервіс
Собівартість ремонту QUINCEFIN рахує автоматично:
Собівартість = запчастини + зарплата виконавців
Далі — звичайна арифметика маржі, але порахована по кожному замовленню окремо, а не «в середньому за місяць». У звіті «Наряди-замовлення» видно:
- прибутковість кожного ремонту й кожного виду робіт;
- які клієнти й апарати приносять гроші, а які — збиток;
- ефективність кожного майстра;
- оплати та борги клієнтів по виконаних роботах.
Тут зазвичай і виявляється, що заміна дисплея на популярній моделі дає меншу маржу, ніж дрібний ремонт, бо запчастина дорога, а ціна на ринку притиснута.
Стадії: де зараз кожен апарат
У наряд-замовленні є поле Стадія — «Новий», «В роботі», «Виконано» та інші, які ви задаєте під свій процес: чекає на діагностику, чекає на запчастину, готовий до видачі.
Для сервісу це замінює дошку або чат: список нарядів у роботі показує, скільки апаратів зараз на руках, що з них чекає на деталь, а що можна віддавати клієнту.
Гарантія
Для гарантійних талонів у QUINCEFIN використовуються категорії: до кожної категорії можна прив’язати власний текст гарантії, який підставляється у друковану форму. Так умови на заміну дисплея й на заміну акумулятора можуть відрізнятися, а майстру не треба тримати їх у пам’яті — як це налаштувати.
Коли клієнт приходить із гарантійним випадком, історія по об’єкту показує дату ремонту, поставлену запчастину та її серійний номер.
Роздріб і сервіс на одному складі
Головна перевага для магазину аксесуарів із ремонтом — це те, що обидва напрями працюють з одним залишком. Дисплей, проданий через касу, і дисплей, витрачений у наряд-замовленні, зменшують ту саму кількість на складі.
Разом із цим в одній системі живуть:
- роздрібна каса з ПРРО для фіскалізації чеків;
- замовлення з Prom.ua, Rozetka та власного сайту, які списують спільний залишок;
- взаєморозрахунки з постачальниками запчастин;
- звіт про прибуток у розрізі каналів і товарних груп.
Детальніше про цей сценарій — на сторінці обліку для магазину телефонів та аксесуарів. Якщо ремонт у вас основний напрям, а не додатковий, дивіться облік для майстерні з ремонту техніки.
Часті запитання
Чи можна вести облік за IMEI?
Так. IMEI задається як власна характеристика типу об’єкта «Смартфон», після чого ремонт прив’язується до конкретного апарата клієнта.
Чи списуються запчастини з того самого складу, що й товари для продажу?
Так, склад один. Наряд-замовлення списує запчастини з тих самих залишків, що зменшує роздрібний продаж.
Чи можна вказати, який саме екземпляр запчастини поставили?
Так, якщо товар обліковується за серійними номерами — їх обирають у рядку матеріалів.
Як рахується зарплата майстра?
Відсотком від суми робіт у наряді або фіксованою сумою, з розподілом між кількома виконавцями.
Чи видно прибуток по кожному ремонту окремо?
Так. Собівартість складається із запчастин і зарплати, а маржа рахується по кожному наряд-замовленню.
Спробуйте на своїх даних
QUINCEFIN — українська хмарна система обліку: SOLO від 24 € на місяць для тих, хто працює сам, і BUSINESS від 49 € на місяць для команди. 30 днів безкоштовно, без банківської картки.