Сервизът за ремонт на телефони води отчет на три места едновременно: резервните части — в склада, апаратите на клиентите — в тетрадка или чат, парите на майсторите — в главата на собственика. QUINCEFIN събира това в един документ — поръчка-наряд: той изписва частта, отбелязва за кой точно апарат е отишла, начислява процента на майстора и веднага показва печалбата от конкретния ремонт.
Отчитане на ремонта на телефони: поръчка-наряд, IMEI и гаранция в една система
Магазин за аксесоари с ремонт е практически два бизнеса в едно помещение. Търговията живее по своя логика: стотици дребни SKU, баркодове, каса. Сервизът — по друга: всеки ремонт е уникален, частта отива на конкретен апарат, а майсторът получава процент от труда, а не от касовата бележка.
Проблемът започва там, където двата отчета се пресичат. Дисплеят, който сте поставили на клиента, е същият дисплей, който е стоял в склада като стока. Ако отчетът на ремонтите се води отделно от склада, наличностите се разминават за седмица.
Какво дава поръчката-наряд
Поръчката-наряд е документ, който държи на едно място:
- извършените работи и услуги — това, което фактурирате на клиента;
- използваните резервни части — изписват се от същия склад, от който върви и търговията;
- заплатата на майстора — процент от труда или фиксирана сума;
- себестойността и маржа на конкретния ремонт.
След провеждане системата изписва частите от склада, формира приход, начислява задължението към майстора и обновява управленския отчет за приходите и разходите. Без отделни таблици.
Как да обвържете ремонта с конкретния апарат
Най-важното за сервиза е да знае не „Иван Иванов донесе телефон“, а „този конкретен iPhone 13 с този IMEI“. За това в QUINCEFIN има обекти на партньорите.
Механиката е проста:
- Създавате тип обект — например „Смартфон“.
- Добавяте към този тип собствени характеристики: IMEI, модел, цвят, дата на покупка.
- В картона на клиента въвеждате апаратите му като обекти.
- В поръчката-наряд избирате конкретния апарат — системата предлага само обектите на този клиент.
Нататък работи натрупването. По всеки апарат се вижда пълната история: какви ремонти е имало, какви части са слагани, колко печалба е донесъл. Когато клиентът се върне след половин година с оплакване „нали вече ми сменихте това“, отговорът се намира за десет секунди, а не с прелистване на тетрадка.
Същият механизъм работи за всякаква техника — лаптопи, таблети, часовници. Типът обект и неговите полета задавате сами.
Резервни части: серийни номера и партиди
В раздел Материали поръчката-наряд изписва частите от склада. Ако частта се води по серийни номера, в реда може да се посочи конкретният номер — и тогава се вижда кой точно екземпляр е отишъл на кой апарат.
Ако серийните номера не са въведени при приемането на стоката, те могат да се добавят към наличните количества с отделен документ „Задаване на серийни номера“ в меню Склад / Складови документи.
За дребните консумативи — лепило, лентови кабели, винтове — серийният отчет е излишен, достатъчно е обичайното изписване от партида. Системата позволява да се комбинират двата подхода в един документ.
Заплати на майсторите
Разделът Заплата решава типичния спор „колко изкарах този месец“. Задавате фонд за възнаграждение — например процент от сумата на труда в тази поръчка — и системата го разпределя между изпълнителите: поравно или по зададени дялове.
Резултатът не е оценка, а начислено задължение към конкретния майстор, което влиза в разходите и веднага влияе на себестойността на ремонта. Ако по апарата са работили двама, всеки получава своята част от същия документ.
Колко всъщност печели сервизът
Себестойността на ремонта QUINCEFIN изчислява автоматично:
Себестойност = резервни части + заплати на изпълнителите
Нататък е обичайната аритметика на маржа, но изчислена по всяка поръчка поотделно, а не „средно за месеца“. В отчета за поръчките-наряди се вижда:
- рентабилността на всеки ремонт и всеки вид работа;
- кои клиенти и апарати носят пари и кои — загуба;
- ефективността на всеки майстор;
- плащанията и задълженията на клиентите по извършените работи.
Тук обикновено се оказва, че смяната на дисплей на популярен модел дава по-малък марж от дребния ремонт, защото частта е скъпа, а цената на пазара — притисната.
Етапи: къде е всеки апарат в момента
В поръчката-наряд има поле Етап — „Нова“, „В работа“, „Изпълнена“ и други, които задавате според своя процес: чака диагностика, чака част, готова за предаване.
За сервиза това замества таблото или чата: списъкът с текущи поръчки показва колко апарата са в момента при вас, кои от тях чакат част и кои може да се предават на клиента.
Гаранция
За гаранционните карти в QUINCEFIN се използват категории: към всяка категория може да се обвърже собствен текст на гаранцията, който се подставя в печатната форма. Така условията за смяна на дисплей и за смяна на батерия могат да се различават, а майсторът не трябва да ги помни наизуст.
Когато клиентът дойде с гаранционен случай, историята по обекта показва датата на ремонта, поставената част и нейния сериен номер.
Търговия и сервиз на един склад
Основното предимство за магазин за аксесоари с ремонт е това, че и двете направления работят с една наличност. Дисплеят, продаден през касата, и дисплеят, изразходван в поръчка-наряд, намаляват едно и също количество в склада.
Заедно с това в една система живеят:
- касата с фискализация на бележките;
- поръчките от маркетплейси и собствения сайт, които изписват обща наличност;
- разчетите с доставчиците на части;
- отчетът за печалбата по канали и стокови групи.
Повече за този сценарий — на страницата за отчитане за магазини за телефони и аксесоари.
Често задавани въпроси
Може ли да се води отчет по IMEI?
Да. IMEI се задава като собствена характеристика на типа обект „Смартфон“, след което ремонтът се обвързва с конкретния апарат на клиента.
Изписват ли се частите от същия склад, от който и стоките за продажба?
Да, складът е един. Поръчката-наряд изписва частите от същите наличности, които намалява и продажбата на дребно.
Може ли да се посочи кой точно екземпляр от частта е поставен?
Да, ако стоката се води по серийни номера — те се избират в реда с материалите.
Как се изчислява заплатата на майстора?
Процент от сумата на труда в поръчката или фиксирана сума, с разпределение между няколко изпълнители.
Вижда ли се печалбата по всеки ремонт поотделно?
Да. Себестойността се състои от частите и заплатите, а маржът се изчислява по всяка поръчка-наряд.
Опитайте с вашите данни
QUINCEFIN е украинска облачна счетоводна система: SOLO от 24 € на месец за тези, които работят сами, и BUSINESS от 49 € на месец за екип. 30 дни безплатно, без банкова карта.