У кожного магазину є дві суми, які власник має знати щодня: скільки винні йому і скільки винен він. Постачальник відвантажив товар з відстрочкою, оптовий клієнт забрав партію «до п'ятниці», СТО бере запчастини під розрахунок раз на місяць. Поки таких домовленостей три-чотири, їх тримають у голові. А потім хтось «забуває» про накладну місячної давнини — і з'ясовується, що точної цифри боргу не знає ніхто.
Чому зошит і Excel перестають працювати
Проблема не в дисципліні, а в подвійній роботі. Кожне надходження товару і кожна оплата існують двічі: раз — у реальних документах (накладна, виписка з банку, касовий чек), і ще раз — у табличці боргів, яку треба не забути оновити. Щойно операцій стає більше, ніж кілька на день, ці два світи розходяться:
- оплату провели, а в табличці борг «висить»;
- часткову оплату записали загальною сумою, і вже не видно, за яку саме поставку розрахувалися;
- повернення товару постачальнику взагалі ніхто не відняв від боргу;
- у постачальника своя цифра, у вас своя — і звірка перетворюється на розслідування.
Головна ознака, що облік боргів пора міняти: перед оплатою постачальнику ви телефонуєте йому ж, щоб уточнити, скільки ви винні.
Принцип, який усе спрощує: борг рахується з документів
В обліковій системі взаєморозрахунки не ведуться окремо — вони є наслідком документів, які ви й так створюєте:
- Приймання товару від постачальника збільшує ваш борг перед ним.
- Оплата постачальнику (з каси, з рахунку) цей борг зменшує.
- Продаж клієнту з відстрочкою збільшує борг клієнта перед вами.
- Оплата від клієнта — зменшує. Передоплата створює аванс, який видно окремо.
- Повернення в обидва боки коригують борг автоматично.
Жодного окремого «журналу боргів» не існує: сальдо по кожному контрагенту система рахує сама. У будь-який момент видно і загальну картину — скільки всього винні вам і скільки ви, — і деталізацію по конкретному постачальнику чи клієнту аж до документа, з якого цей борг виник.
Що це дає магазину на практиці
Звірка з постачальником за хвилину. Акт звірки формується з тих самих документів: усі поставки, оплати й повернення за період. Якщо цифри розійшлися з постачальником, видно, на якому саме документі.
Контроль відстрочок клієнтів. Оптовим покупцям і постійним B2B-клієнтам видно заборгованість у картці контрагента. Менеджер бачить борг ще до того, як відвантажити наступну партію.
Гроші і борги в одній картині. Залишки в касі й на рахунках — це те, що у вас є. Борги клієнтів — те, що скоро прийде. Борги постачальникам — те, що скоро піде. Тільки всі три цифри разом показують реальний фінансовий стан магазину, і на них має спиратися планування закупівель.
Як перейти без болю
- Зафіксуйте стартові борги. Проведіть звірку з ключовими постачальниками і клієнтами та внесіть початкові залишки взаєморозрахунків на дату старту.
- Далі — тільки документи. Кожне приймання, продаж і оплата заходять в систему як документ. Це та сама робота, яку ви робили в зошиті, тільки один раз.
- Раз на тиждень дивіться звіт. Залишки взаєморозрахунків по контрагентах: кому платити цього тижня, кого з боржників нагадати.
У QUINCEFIN взаєморозрахунки працюють саме за цим принципом: борги рахуються автоматично з документів закупівлі, продажу, оплат і повернень, а залишки видно по кожному контрагенту. Це та сама система, де ведеться товарний облік, каса і звіт про прибуток — тож борги не живуть окремим життям від решти обліку. Якщо хочете подивитися, як це виглядає на вашому асортименті й ваших постачальниках — запишіться на демонстрацію.