Всеки магазин има две суми, които собственикът трябва да знае всеки ден: колко дължат на него и колко дължи той. Доставчикът е експедирал стока с отложено плащане, клиент на едро е взел партида «до петък», сервизът взема резервни части и се разплаща веднъж месечно. Докато такива договорки са три-четири, те се държат наум. После някой «забравя» за фактура отпреди месец и се оказва, че точната цифра на дълга не я знае никой.
Защо тетрадката и Excel спират да работят
Проблемът не е в дисциплината, а в двойната работа. Всяко постъпване на стока и всяко плащане съществуват по два пъти: веднъж в реалните документи (фактура, банково извлечение, касов бон) и втори път в таблицата със задълженията, която трябва да не забравите да обновите. Щом операциите станат повече от няколко на ден, тези два свята се разминават:
- плащането е направено, а в таблицата дългът «виси»;
- частично плащане е записано с обща сума и вече не се вижда за коя точно доставка е разплатено;
- връщането на стока към доставчика изобщо не е приспаднато от дълга;
- доставчикът има своя цифра, вие своя и насрещната проверка се превръща в разследване.
Основният признак, че отчетът на задълженията трябва да се смени: преди да платите на доставчика, се обаждате на същия този доставчик, за да уточните колко му дължите.
Принципът, който опростява всичко: дългът се смята от документите
В една отчетна система взаиморазчетите не се водят отделно — те са следствие от документите, които и без това създавате:
- Приемането на стока от доставчик увеличава вашето задължение към него.
- Плащането към доставчика (от каса, от сметка) намалява това задължение.
- Продажбата на клиент с отложено плащане увеличава задължението на клиента към вас.
- Плащането от клиента го намалява. Авансовото плащане създава аванс, който се вижда отделно.
- Връщанията в двете посоки коригират задължението автоматично.
Отделен «дневник на задълженията» не съществува: салдото по всеки контрагент системата смята сама. Във всеки момент се вижда и общата картина — колко общо дължат на вас и колко дължите вие — и детайлизацията по конкретен доставчик или клиент чак до документа, от който е възникнало задължението.
Какво дава това на магазина на практика
Насрещна проверка с доставчика за минута. Протоколът за насрещна проверка се формира от същите документи: всички доставки, плащания и връщания за периода. Ако цифрите се разминават с доставчика, се вижда на кой точно документ.
Контрол на отложените плащания на клиентите. За купувачите на едро и постоянните B2B клиенти задължението се вижда в картона на контрагента. Мениджърът вижда дълга още преди да експедира следващата партида.
Пари и задължения в една картина. Наличностите в касата и по сметките са това, което имате. Задълженията на клиентите са това, което скоро ще влезе. Задълженията към доставчиците са това, което скоро ще излезе. Само трите цифри заедно показват реалното финансово състояние на магазина и на тях трябва да стъпва планирането на покупките.
Как да преминете без болка
- Фиксирайте началните задължения. Направете насрещна проверка с ключовите доставчици и клиенти и въведете началните салда по взаиморазчетите към датата на старта.
- Нататък — само документи. Всяко приемане, продажба и плащане влиза в системата като документ. Това е същата работа, която сте вършили в тетрадката, само че веднъж.
- Веднъж седмично гледайте отчета. Салда по взаиморазчети по контрагенти: на кого да платите тази седмица, на кого от длъжниците да напомните.
В QUINCEFIN взаиморазчетите работят точно по този принцип: задълженията се смятат автоматично от документите за покупка, продажба, плащания и връщания, а салдата се виждат по всеки контрагент. Това е същата система, в която се води стоковата отчетност, касата и отчетът за печалбата — така че задълженията не живеят отделен живот от останалата отчетност. Ако искате да видите как изглежда това при вашия асортимент и вашите доставчици, разгледайте условията и цените — QUINCEFIN е от 24 € / от 49 € на месец.