Виробничий облік потрібен не лише великим заводам. Він важливий для кав’ярень, пекарень, невеликих харчових виробництв, складальних дільниць і будь-якого бізнесу, де готовий товар складається із сировини або компонентів.
QUINCEFIN підтримує кілька виробничих сценаріїв. Для стандартного випуску можна використовувати специфікації, а для рецептур, які змінюються з часом, — окремі технологічні карти з версіями та періодами дії.
Специфікація і технологічна карта — різні документи
Специфікація описує склад продукції для звичайного виробничого випуску: матеріали, роботи, зарплату, відходи та планові показники. Вона допомагає заповнити документ випуску й розрахувати виробничі показники.
Технологічна карта призначена для керування рецептурою як окремим документом. Для неї можна:
- створювати нові версії замість редагування вже опублікованої рецептури;
- задавати дату початку й дату завершення дії версії;
- описувати інгредієнти та їх кількість на базовий вихід продукції;
- додавати технологічний процес, вимоги до сировини, обладнання й контролю якості;
- використовувати чинну версію для розрахунку потреби за фактичними продажами.
Тому специфікація не є «старою назвою» технологічної карти, а технологічна карта не замінює всі виробничі специфікації. Це два окремі інструменти для різних процесів.
Навіщо потрібні версії рецептур
Рецептура може змінитися через нового постачальника, сезонність, зміну фасування або технологічного процесу. Якщо просто переписати старий склад, буде складно пояснити, за якою рецептурою виробляли продукцію минулого місяця.
У QUINCEFIN опублікована версія технологічної карти залишається незмінною. Для нової рецептури створюють наступну версію та задають дату, з якої вона починає діяти. Так продажі за кожну дату пов’язуються з відповідною чинною рецептурою.
Перед публікацією варто переконатися, що:
- вибрано продукцію;
- базовий вихід більший за нуль;
- вказано хоча б один матеріальний інгредієнт із додатною кількістю;
- період дії не перетинається з іншою опублікованою версією для тієї самої продукції.
Як працюють виробництво й собівартість за фактичними продажами
Для кав’ярні або закладу харчування недоцільно створювати окремий виробничий документ після кожної чашки чи страви. Практичний процес виглядає так:
- Для товару власного виробництва публікують чинну технологічну карту.
- Касир продає товар і проводить чек у звичайному POS-процесі.
- Для товару зі способом «Готувати при продажу» чек одразу списує інгредієнти за картою й формує фактичну собівартість.
- Окремий документ виробництва та складський рух готової продукції не створюються.
- Менеджер відкриває звіт «Виробництво за продажами» й бачить кількість чеків, вироблену продукцію, інгредієнти, виручку, собівартість і прибуток.
Якщо для дати продажу немає чинної опублікованої карти або одночасно діє кілька версій, QUINCEFIN не підбирає рецептуру навмання й не проводить чек. Спочатку потрібно виправити періоди дії.
Приклад для кав’ярні
Припустімо, технологічна карта напою містить каву, молоко й сироп. Протягом зміни касири проводять чеки, а система накопичує фактичну кількість проданих напоїв.
Наприкінці зміни керівник або технолог переглядає потребу. Якщо продано 40 порцій, кількість кожного інгредієнта масштабується відповідно до базового виходу технологічної карти. Після підтвердження створюється випуск на 40 порцій і списується розрахована сировина.
Це дає змогу не створювати виробництво після кожного чека й водночас зберігати зв’язок між продажами, чинною рецептурою та складськими рухами.
Що контролює система
Виробничий модуль допомагає:
- не змінювати заднім числом уже опубліковані рецептури;
- вибирати карту за датою фактичного продажу;
- уникати подвійного випуску за тим самим рядком чека;
- бачити потреби, чернетки, проведені та проблемні операції;
- зупиняти проведення, якщо матеріалів недостатньо або дані рецептури некоректні;
- зберігати складські рухи та виробничі документи в одному обліковому контурі.
Важливе обмеження для HoReCa
Технологічні карти та випуск за чеками закривають виробничий і складський облік. Вони не замінюють спеціалізовані ресторанні функції на кшталт керування столами, замовленнями залу, меню або кухонного екрана. POS QUINCEFIN орієнтований насамперед на роздрібний сценарій.
Функціональність належить до модуля виробництва в тарифі BUSINESS і підключається за чинними умовами цього модуля.
З чого почати
Спочатку визначте, для яких товарів потрібні технологічні карти, перевірте одиниці виміру й позначте ці товари як продукцію власного виробництва. Після цього створіть першу версію рецептури, протестуйте її на невеликому періоді й лише тоді переходьте до регулярного завершення зміни.
Докладна інструкція з технологічних карт допоможе пройти весь процес крок за кроком. Огляд інших можливостей доступний на сторінці «Виробництво».