Покупці оплатили кілька замовлень, а на банківський рахунок надійшов один переказ від платіжної системи. До того ж його сума менша за загальну суму покупок: сервіс утримав комісію. Як зрозуміти, хто заплатив, які замовлення оплачені та скільки грошей ще очікується?
Рішення починається з простого розділення: оплата покупця — одна операція, виплата платіжної системи в банк — інша. Якщо зберігати цей зв’язок в обліку, загальне банківське зарахування перестає бути сумою без пояснення.
Чому банківської виписки недостатньо
Уявімо три оплати: 1 000, 1 500 і 2 500 грн. Разом покупці сплатили 5 000 грн. Платіжна система утримала відповідно 20, 30 і 50 грн комісії та переказала в банк 4 900 грн.
Це умовний приклад, а не тариф конкретного провайдера.
У банківській виписці видно одне зарахування на 4 900 грн. Але цей рядок сам по собі не пояснює, які саме замовлення оплачені та з чого складаються 100 грн комісії.
Якщо зарахувати покупцям лише отримані в банк кошти, з’явиться штучний борг на суму комісії. Якщо ж спочатку провести окремі оплати, а потім загальну виплату як ще одну оплату, надходження буде враховано двічі.
Тому потрібні два джерела:
- Реєстр платіжної системи — розшифровка окремих оплат, комісій та сум до виплати.
- Банківська виписка — підтвердження фактичного зарахування грошей у банк.
Окремий рахунок показує, де перебувають гроші
Для кожної платіжної системи варто вести окремий обліковий рахунок, наприклад «LiqPay, UAH». Це не ще один банківський рахунок, який потрібно відкрити в банку, а місце обліку коштів у провайдера.
Покупець заплатив 1 000 грн, а сервіс утримав 20 грн. Після відображення оплати та комісії:
- у розрахунках із покупцем зараховано 1 000 грн;
- у витратах відображено 20 грн комісії;
- на рахунку платіжної системи очікують виплати 980 грн.
Покупець не повинен доплачувати 20 грн: це витрати бізнесу, а не його борг. Коли 980 грн надійдуть у банк, вони просто перейдуть з одного облікового рахунку на інший.
Реєстр пояснює, хто і за що заплатив
У QUINCEFIN робота починається з налаштування профілю платіжної системи та окремого рахунку. Далі у Гроші → Клієнт-банк → Реєстр платіжної системи можна завантажити CSV із кабінету провайдера.
Попередній перегляд дає змогу перевірити ідентифікатори, дати й суми, пов’язати оплату з документом покупця або зарахувати її як аванс за договором. Саме завантаження файлу ще не змінює облік.
Після команди Провести оплати для кожної вибраної оплати створюється документ Надходження на рахунок:
- повна сума зараховується покупцю;
- комісія відображається окремим рухом витрат у тому самому документі;
- на рахунку платіжної системи залишається сума після комісії.
Окремо створювати витрату на ту саму комісію не потрібно: вона вже врахована.
Виплата в банк — переміщення, а не повторна оплата
Повернімося до прикладу з трьома покупцями. Після проведення реєстру оплати становлять 5 000 грн, комісія — 100 грн, а на рахунку платіжної системи залишається 4 900 грн.
У рядку банківського зарахування на 4 900 грн користувач натискає Звірити еквайрингову виплату та вибирає оплати, які провайдер включив саме в цей переказ. Їхня загальна сума після комісій має точно дорівнювати банківському зарахуванню.
Команда Звірити та провести виплату оформлює переміщення:
Рахунок платіжної системи → Банківський рахунок: 4 900 грн.
За нульових початкових залишків і відсутності інших операцій результат буде таким:
| Показник | До виплати в банк | Після виплати |
|---|---|---|
| Зараховані оплати покупців | 5 000 грн | 5 000 грн |
| Комісія у витратах | 100 грн | 100 грн |
| Кошти у платіжній системі | 4 900 грн | 0 грн |
| Кошти в банку | 0 грн | 4 900 грн |
Якщо у провайдера є інші ще не виплачені оплати, залишок на його рахунку не буде нульовим. Це нормально: він показує кошти, які ще очікуються.
Що це дає власнику та команді
Такий облік відповідає на чотири практичні запитання:
- Хто вже заплатив? Оплати пов’язані з конкретними документами або авансами покупців.
- Скільки коштує приймання платежів? Комісії видно у витратах за відповідною статтею.
- Скільки грошей ще у провайдера? Це показує залишок окремого рахунку.
- З чого складається банківська виплата? Вона пов’язана з вибраними оплатами та документом переміщення.
Водночас оплата не підміняє продаж або відвантаження. Отриманий аванс залишається авансом, доки не оформлено відповідну господарську операцію.
Одна схема — різні платіжні системи
У QUINCEFIN спільний CSV-сценарій охоплює LiqPay, WayForPay, Hutko та NovaPay післяплати. Профілі залишаються у розділі платіжних систем, а налаштування реєстрів розміщені на вкладці Клієнт-банк.
Водночас джерела даних мають відмінності:
- LiqPay: підтриманий реєстр містить суми оплат, комісій і виплат.
- WayForPay: у підтриманому експорті транзакцій немає комісії та суми до виплати. Точну комісію потрібно ввести вручну. Нуль — лише якщо комісії справді немає.
- Hutko: валюта визначається рахунком профілю, тому важливо завантажувати файл у правильний профіль.
- NovaPay післяплати: у підтриманому реєстрі доступна дата виплати, а не дата оплати покупцем. Використання цієї дати для операційного обліку потребує явного підтвердження.
Завантаження реєстрів платіжних систем через API цим механізмом поки не реалізоване. Не слід плутати його з API для платіжних посилань, повідомленнями про оплату або завантаженням банківської виписки через клієнт-банк.
Помилки, яких варто уникати
- Зараховувати покупцю суму після комісії. Так виникає борг, якого насправді немає.
- Проводити загальну виплату як нове надходження від покупця. Так одна оплата потрапляє в облік двічі.
- Повторно створювати витрату на комісію. У проведеному надходженні з реєстру її вже враховано.
- Підбирати оплати лише за збігом загальної суми. Потрібно перевіряти фактичний склад виплати за даними провайдера.
- Імпортувати CSV без перевірки раніше оформлених оплат. Якщо надходження вже створене вручну або через повідомлення платіжної системи, не проводьте його повторно. Захист CSV від дублів не замінює перевірку всіх інших способів внесення оплат.
Повернення, оскарження платежів, резерви, додаткові утримання та часткові виплати однієї оплати потребують окремого сценарію. Не варто змінювати комісію лише для того, щоб підсумок збігся з банком.
Податковий облік і фіскалізація також мають окремі правила. Описаний механізм не визначає автоматично дату податкового доходу та не формує фіскальний чек.
З чого почати
Налаштуйте окремий рахунок і профіль, завантажте реєстр за невеликий період, перевірте оплати й комісії та звірте одну фактичну виплату з банківським рядком.
Реєстр пояснює оплати покупців. Банківська виписка підтверджує переміщення грошей у банк. Коли ці два факти не змішуються, облік залишається зрозумілим і для менеджера, і для власника.
Завантажити повну інструкцію користувача у HTML — один файл для роботи без інтернету та передачі колезі.
Ілюстративне фото: Kindel Media / Pexels, використано за ліцензією Pexels.