Інтеграція з KeyCRM

Інтеграція з Key CRM дозволяє прискорити роботу з замовленнями за допомогою перенесення і опрацювання даних з CRM до облікової системи Quincefin. А також, передавати залишки товарів з облікової системи у CRM.

Можливості

Завантаження замовлень з CRM
Заповнення адреси доставки цього замовлення (не переноситься у картку партнера)
Створення партнерів із замовлення, у разі їх відсутності
В картку партнера записуються ім’я, телефон, mail
Створення товарів із замовлення у разі їх відсутності. При завантаженні товарів із замовлення пошук відбувається за артикулом та назвою товару. Якщо декілька однакових назв, то завантажується перша зі знайдених
Автоматичне створення статусів, у разі їх відсутності
Оновлення статусів у системі після повторного завантаження замовлень
Завантаження замовлень тільки з обраними статусами
Перенесення знижок із замовлень
Перенесення коментарів до товарів із замовлень. Після імпорту замовлень з CRM у документі Замовлення потрібно обрати опцію “Використовувати коментар до товарів у табличній частині”.
Перенесення на окрему вкладку оплату за послуги доставки
Автоматичне створення джерел замовлень, у разі їх відсутності в системі
Перенесення у коментар номера замовлення з джерела (наприклад, якщо у CRM замовлення надійшло з сайту)
Завантаження списку товарів з облікової системи у CRM
Перенесення актуальних залишків на складі

Як це працює

Налаштування параметрів та кнопка завантаження даних знаходиться у меню **Інтеграції - Key CRM

Спочатку треба створити профіль інтеграції.

Підключення

Профіль - назва профілю інтеграції
Ключ API - потрібно взяти у налаштуваннях системи Key CRM

АРІ ключ можна отримати в налаштуваннях Key CRM

Для цього треба відкрити основні налаштування і скопіювати його.

Замовлення

Тут слід налаштувати умови, за якими замовлення з Key CRM будуть передаватись у Quincefin

Період - за який будуть завантажені замовлення. Якщо замовлення було вже завантажено раніше, то воно буде оновлено. Період треба обирати безпосередньо перед початком обміну.
Користувач - буде автором завантажених документів, використовуються його налаштування за замовчуванням
Партнер - буде підставлений до Замовлення у випадку, якщо замовлення Key CRM не містить покупця
Послуга з доставки - буде заповнюватись, у разі наявності суми за доставку замовлення у Key CRM
Записувати номер джерела в коментар - якщо у Key CRM замовлення надійшло з іншого джерела, наприклад з сайту, то номер цього замовлення буде переноситись у коментар.
Банк. Рахунок/Каса - буде підставлятись у документи. Під час роботи з замовленнями можна буде змінити інформацію - куди надійдуть кошти від покупця
Налаштування фільтру за статусами - Показати статуси і обрати, які треба передавати під час обміну.
Послуги знаходяться в категорії - якщо ви займаєтесь продажем послуг, а не товарів, то тут треба обрати категорію з Key CRM, де знаходяться послуги. Товари з цієї категорії будуть вважатись послугами і передаватимуться у замовлення облікової системи саме у вигляді послуг.
Останній обмін - інформація про час та статус завершення останнього завантаження
Отримати замовлення - кнопка завантаження замовлень
Використати період при виборі періоду імпорту потраплятимуть замовлення:

По даті створення - дата, коли документ фізично був створений у KeyCRM,
По даті змінення - дата останньої зміни документу у KeyCRM.

Для імпорту замовлень, що були опубліковані заднім або переднім числом, в періоді потрібно обрати дату створення, а не дату зазначену у самому документі.

Особливості роботи зі статусами замовлень у Key CRM

Перед початком завантаження замовлень, у Quincefin потрібно створити повний список стадій замовлень у відповідності до списку статусів з Key CRM.

Співставлення стадій/статусів у обох системах можна вручну обрати у налаштуваннях інтеграції, щоб було зрозуміло, який статус Key CRM відповідає якому статусу у Quincefin. Якщо треба додати нові статуси, то важливо слідкувати за тим, щоб вони були співставлені до початку чергового обміну.

Користувачі

Якщо в Key CRM і Quincefin працюють ті самі менеджери, можна вказати хто буде відповідальним за замовлення. Таким чином нові замовлення будуть створюватись від імені тих самих користувачів, що і в були в Key CRM.

Тут треба записати ID користувачів Key CRM у відповідних полях і зберегти.

| Особливості створення нових карток товарів з замовлень

Розпізнавання товарів відбувається у першу чергу за артикулом.

Якщо артикулів немає, то за назвою.

Тому важливо слідкувати за актуальністю списку товарів і у разі оновлення інформації - актуалізувати дані в обох системах. Щоб уникнути створення дублів.

Якщо в замовленні Key CRM є товар, якого немає у Quincefin, то у нас в системі створиться новий товар.

Картка товару з видом Товар буде створена, якщо у Key CRM ця позиція записана, як звичайний товар, або якщо це товар з характеристиками без окремих артикулів.

Картка товару з видом Товар з SKU буде створена, якщо у Key CRM ця позиція записана, як товар з модифікаціями (розмір, колір, тощо) і у кожної окремої характеристики є свій артикул.

Новий “Товар з SKU” при цьому матиме товарні варіанти (SKU), що відповідатимуть характеристикам товарів з замовлення Key CRM

Експорт товарів

Якщо треба передавати список товарів та складські залишки з Quincefin до Key CRM, то спочатку треба налаштувати відповідність категорій товарів, складів та прайс-листів.

При передачі товарів з SKU, у картках обов’язково мають бути прописані артикули.

Відповідність папок та категорій

Папки відображаються у вигляді таблиці.

У цій таблиці треба вказати, які саме папки/категорії товарів треба передавати і яким категоріям вони відповідають у Key CRM.

Ліворуч – папки товарів QUINCEFIN, праворуч – які проставлені у відповідність з KeyCRM.

Послідовність налаштування:

Поставити ліворуч відмітки, які папки товарів треба передавати
Обрати варіант експорту категорій:

Створити у срм наші категорії
Обрати вручну існуючі категорії в KeyCRM

Запустити завантаження товарів

Завантаження папок в категорії

Якщо треба, щоб категорії, які існують у QUINCEFIN, були створені у KeyCRM, потрібно виконати наступні кроки:

Ліворуч обрати потрібні папки облікової системи
Стає активна кнопка “Завантаження папок в категорії”
Після запуску завантаження, у KeyCRM створюються відповідні категорії і праворуч у таблиці заповнюється список

Ієрархія категорій при цьому співпадає з папками. Можна обрати як одну, так і декілька папок/категорій.

Вибір категорій вручну

Якщо у KeyCRM вже є потрібні категорії товарів, то їх треба обрати вручну.

Для цього потрібно виконати наступні кроки:

Ліворуч обрати потрібні папки облікової системи
Праворуч подвійним кліком натиснути на порожню графу
Відкривається вікно з вибором категорій KeyCRM
Таким чином проставити відповідність всіх потрібних категорій.

Завантаження товарів

Натискаючи цю кнопку, ви передаєте список товарів з QUINCEFIN до KeyCRM.

Вибираються і переносяться товари з папок, які мають відповідні категорії на KeyCRM.

Відповідність складів

Папки відображаються у вигляді таблиці.

У цій таблиці треба вказати, яким складам KeyCRM відповідають склади облікової системи.

Ліворуч – склади QUINCEFIN, праворуч – коди складів з KeyCRM.

KeyCRM не має методу АПІ для їх отримання складів, тому їх треба проставити вручну.

Якщо код не вказано - залишки з цього складу не будуть перенесені.

Код складу KeyCRM можна отримати у розділі Настроювання/Товари

Далі - обрати вкладку “Склад”

І тут можна подивитись ID потрібного складу

Саме цей ID треба записати у таблицю відповідності складів в налаштуваннях інтеграції

Завантаження прайсів та залишків

Для того, щоб передавати ціну товарів та залишки товарів по складам - треба налаштувати параметри на цій вкладці.

З урахуванням резервування - включити, якщо треба передавати тільки вільний залишок товарів на складі

Прайс-лист - обрати тип ціни, який має передаватись у картки товарів в KeyCRM

Завантаження прайс-листа - кнопка запуску оновлення цін

Завантаження залишків - кнопка запуску оновлення залишків на складі

Нижче у таблиці необхідно співставити товари Quincefin і KeyCRM.

Передаватись дані будуть тільки по співставленим позиціям.

Платежі

У цьому розділі можна налаштувати оновлення статусу оплати замовлень у KeyCRM, якщо по ним провели оплати у обліковій системі.

Треба встановити відповідність видів оплати у Quincefin і KeyCRM.

Без цього оновлення працювати не буде.

Далі при публікації платіжних документів (оплата в Касу або на Рахунок), автоматично відбувається запис у проміжну таблицю.

При натисканні на кнопку “Вивантаження в KeyCRM”, проходить вивантаження усіх оплат, які накопичились на цей момент.

Оплати вивантажуються тільки по замовленням, які перед цим були завантаженні з KeyCRM в нашу систему. (зв’язок по інформації з поля “Номер з сайту/CRM”).

Зіставлення товарів у різних профілях

Наведені нижче правила застосовуються після встановлення оновлення ізоляції профілів у вашій базі QUINCEFIN. Наявність оновлення можна уточнити у підтримки.

Для кожного окремого кабінету використовуйте власний профіль. Зіставлення товарів, збереження ручного вибору та передавання цін і залишків виконуються в межах вибраного профілю. Однаковий зовнішній код товару в іншому кабінеті не означає, що потрібно використати його зіставлення. Не замінюйте доступи одного кабінету доступами іншого в уже налаштованому профілі.

Наявні ручні зв’язки зберігаються. Якщо для інтеграції був лише один профіль, старі зіставлення закріплюються за ним автоматично; враховуються також неактивні профілі. За наявності кількох профілів спочатку завантажте актуальний каталог потрібного кабінету та перевірте відповідності. Неоднозначні старі зв’язки можуть заблокувати передавання даних, доки їх не буде уточнено.

Якщо повідомлення вказує на конфлікт зіставлення, перевірте вибраний профіль і товари в таблиці відповідностей. Передайте підтримці назву профілю, зовнішній код товару, відповідний товар QUINCEFIN і текст помилки. Не очищуйте всі наявні зв’язки для повторного налаштування.