Документ “Замовлення”

Замовлення покупця в QUINCEFIN використовується для планування продажу і подальшої роботи з клієнтом.

Це не документ фактичного відвантаження. Він не списує товар і не рухає гроші сам по собі, але допомагає:

зафіксувати потребу клієнта;
забронювати товар;
надрукувати рахунок;
створити на підставі продаж, оплату або інші пов’язані документи;
контролювати оплату й відвантаження по замовленню.

Коли використовувати

Замовлення потрібне, якщо:

клієнт ще не отримав товар, але домовленість уже треба зафіксувати;
продаж і оплата відбудуться пізніше;
замовлення прийшло з сайту, CRM або через API-інтеграцію;
потрібно бачити стан оплати й виконання до фактичного продажу.

Чим замовлення відрізняється від продажу

Замовлення: планує операцію.
Продаж: фіксує фактичне відвантаження.

Якщо користувач очікує, що після замовлення вже зменшаться залишки, це неправильне очікування.

Що заповнити перед публікацією

Мінімально перевірте:

Партнер
Склад
Організація
Контракт
Тип цін
Варіант відвантаження
Варіант оплати
Товари або послуги

Для друку рахунку також важливо, щоб був заповнений банківський рахунок / каса.

Як оформити замовлення

Створіть новий документ Замовлення.
Заповніть покупця, склад, організацію і комерційні умови.
Додайте товари або послуги.
За потреби вкажіть адресу доставки, контактну особу, номер із сайту або CRM.
Збережіть документ.
Якщо замовлення має брати участь у подальшій роботі, опублікуйте його.

Що можна робити на підставі замовлення

Із замовлення найчастіше створюють:

Рахунок
Продаж
Надходження коштів
інші пов’язані документи залежно від сценарію

Це головна причина, чому замовлення варто оформлювати акуратно: воно стає базою для наступних кроків.

Важливі поля

Основні відомості

Номер: присвоюється після збереження.
Дата: за замовчуванням поточна.
Партнер: покупець.
Склад: звідки планується відвантаження.
Організація: від імені кого оформлюється замовлення.

Додаткові дані

Контракт: визначає валюту та умови взаєморозрахунків.
Грошовий рахунок: потрібен для коректної роботи з оплатою і друком рахунку.
Тип цін: впливає на заповнення цін у табличній частині.
Відповідальний: менеджер або інший співробітник, який веде замовлення.
Варіанти відвантаження
Варіанти оплати
Джерело інформації

Деталі замовлення

Контактна особа
Адреса доставки
Номер з сайту / CRM
Планова дата і час

Робота з товарами

Товари можна додавати різними способами:

вручну через Додати рядок;
через підбір;
завантаженням із файлу;
з додатковими опціями для коментарів, зображень або окремих складів у рядках.

Якщо треба збирати замовлення з різних складів, для цього можна увімкнути заповнення складу в табличній частині.

Що видно в списку замовлень

У журналі замовлень зазвичай контролюють:

статус;
стан оплати;
стан відвантаження;
партнера;
номер з сайту;
відповідального;
суму;
дату поставки;
організацію, склад і проєктні аналітики.

Також доступне масове редагування деяких реквізитів.

Практичний сценарій

Приклад:

Менеджер прийняв замовлення з сайту.
У системі створився документ Замовлення.
Менеджер перевірив товари, адресу, спосіб оплати та доставки.
Надрукував рахунок.
Після підтвердження створив Продаж на підставі замовлення.

Такий сценарій дозволяє не втратити інформацію між першим контактом і фактичним відвантаженням.

Типові помилки

Замовлення плутають із продажем.
Не заповнюють банківський рахунок і не можуть надрукувати рахунок.
Не вказують обов’язковий варіант відвантаження або оплати.
Не перевіряють номер із сайту / CRM і втрачають зв’язок із зовнішнім замовленням.

Що читати далі

| Резервування товарів

Якщо в налаштуваннях системи включено опцію резервування, то можна обрати, чи буде зарезервовано це замовлення. Опція знаходиться над табличною частиною документа

Варіанти вибору:

Не резервувати
Всі товари - все замовлення буде зарезервоване
Вказується у рядках - для кожного товару можна обрати кількість - скільки треба зарезервувати на складі. Для цього у табличній частині додається колонка “Резерв” з нульовим значенням для кожного товару.

За замовчуванням завжди варіант - “Всі товари замовлення”

Якщо у налаштуваннях обрано термін резерву, тут буде відображатись, на скільки днів замовлення резервується на складі.

Якщо ж термін не встановлено, то резерв не має обмежень.

| Залишок на складі

Якщо у документі треба бачити, скільки товарів є на складі, то можна включити цю опцію.

У табличній частині додається колонка з вільними залишками, тобто ті товари, які на поточний момент не зарезервовані.

Дані в цю колонку потрапляють НА ПОТОЧНИЙ МОМЕНТ ЧАСУ, а не на дату документу.

Ця функція не працює, якщо склади вказані в табличній частині.

| Планові собівартість та прибуток

Ця функція дозволяє бачити планову собівартість та очикуваний прибуток

У табличній частині додається колонки з собівартістю за одиницю товару, собівартістю разом та очікуваним прибутком.

Дані вказуються НА ПОТОЧНИЙ МОМЕНТ ЧАСУ, а не на дату документу.

Ця функція не працює, якщо склади вказані в табличній частині.

| Таблична частина

Додавати товари в документ можна декількома способами:

Додати рядок - вводити назву товару чи артикул у рядку, або шукати через список товарів.
Штрих-код - скористатись сканером, чи вводити вручну
Підбір - обирати товари зі списку
Завантажити з файлу - треба підготувати таблицю Excel за шаблоном “Таблична частина”

Також кожен рядок табличної частини має кнопку з іконкою “трикрапкою”, за якою відкривається випадаюче меню з пунктами вибору дії:

Додати рядок нижче
Копіювати рядок
Видалити рядок

Пошук товару можна здійснювати за даними, внесеними у Назву, Нотатки, Опис товару, або їх фрагментами.

При пошуку товарів у списках є можливість шукати по декільком фрагментам назви товару через пробіл.

При додаванні товарів через “Підбір” раніше додані товари до табличної частини будуть виділені кольором.

У списку підбору товарів виводиться залишок товару за обраним складом в документі.

У табличній частині маємо перелік товарів і наступну інформацію:

№

Артикул

Назва товару якщо назва товару довга та не повністю відображається в табличній частині, можна навести мишкою на поле з товаром і тоді підсвітиться повна назва товару

Коментар до рядка для відображення даного поля переконайтеся, що в Налаштуваннях обліку встановленим прапорець “Використовувати коментар до рядків товарів у замовленнях та продажах”

Кількість при додаванні товару вручну, використовуючи кнопку Додати рядок, в поле кількість автоматично буде заповнюватися значення, вказане в Налаштуваннях за замовчуванням. При необхідності кількість можна редагувати.

Одиниця вимірювання можна обрати одну з одиниць вимірювання товару, якщо у налаштуваннях системи включено використання декількох одиниць вимірювання та заповнена відповідна інформація про одиниці вимірювання в картці товару. Цей функціонал працює на версіях Business та Corp.

Відсоток заповнюється автоматично, якщо у загальній частині документу обрано тип знижки/націнки, або можна вказати вручну. Для відображення даного поля натисніть кнопку “Опції” вгорі документу та встановіть прапорець “Використовувати знижки”.

Сума знижки заповнюється автоматично, якщо заповнено тип знижки та ціну товару. Або можна прописати вручну для автоматичного розрахунку відсотка знижки.

Ціна без знижки заповнюється автоматично, якщо під час вибору товарів обрано тип цін, або можна прописати вручну

Ціна зі знижкою підраховується автоматично

Сума підраховується автоматично множенням ціни на кількість

Ставка ПДВ заповнюється автоматично з картки товару, якщо в картці товару ставка ПДВ заповнена, або ж заповнюється даними з картки організації, поле доступно для редагування. Якщо дане поле не відображається, то переконайтеся, що в картці організації встановленим прапорець у графі “Платник ПДВ”

Сума ПДВ підраховується автоматично множенням ціни на ставку ПДВ

Зі складу відображається лише при встановленому прапорці “Вказувати склади у табличній частині” в основних відомостях документа

Якщо в документі буде декілька товарів, то зручно скористатися кнопкою Підбір.

У цьому випадку вікно вибору товару залишається відкритим, поки користувач примусово не закриє його після додавання всіх необхідних товарів.

Тут можна відразу вказати кількість одиниць товару. Після цього потрібно натиснути на кнопку Додати або на Enter і рядок з товаром відразу додається в документ.

Якщо в графі Тип ціни встановлено значення, то і цей стовпець табличної частини буде заповнюватися з довідника.

Таким чином, всі дані про товари будуть заповнюватися автоматично.

Також товари можна завантажити з файлу, обравши критерій пошуку: Назву, Артикул або Штрих-код. Критерій пошуку є обов’язковим для заповнення, адже за цим критерієм відбуватиметься перевірка унікальності товарів перед імпортом, щоб уникнути дублів.

У разі завантаження файлу, потрібно скористатись тим самим шаблоном таблиці, як при внесенні початкових залишків.

Шаблон файлу “Таблична частина” для завантаження знаходяться у розділі Налаштування/Імпорт та Експорт. Ідентифікатори колонок повинні бути у першому рядку і відповідати наступним значенням:

Назва товару
Артикул
Штрих-код
Кількість
Ціна

Для завантаження товарів у файл треба використовувати тільки ці колонки таблиці.

При завантаженні з файлу можна обрати критерії пошуку:

назва
артикул
штрих-код

При завантаженні з файлу можна обрати варіант встановлення ціни:

з файлу (за замовчуванням) - в документі будуть встановлені ціни з файлу, в незалежності від того, який тіп цін встановлений в документі
тип цін документу - в табличну частину будуть встановлені ціни з типу цін документу

Послуги

Для додавання послуг до табличної частини документу можна натиснути кнопку Додати рядок або ж скористатися Підбором.

Додати рядок нижче
Копіювати рядок
Видалити рядок

У табличній частині маємо перелік послуг з наступною інформацією:

№ і Артикул заповнюються автоматично після збереження документу.

Назва послуги обирається з переліку.

Текст для друку можна друкувати довільний текст з описом та примітками щодо послуги. Цей текст буде виведено до друкованої форми.

Кількість при додаванні послуги вручну, використовуючи кнопку Додати рядок, в поле кількість автоматично буде заповнюватися значення, вказане в Налаштуваннях за замовчуванням. При необхідності кількість можна редагувати.

Одиниця вимірювання заповнюється автоматично із картки послуги

Відсоток заповнюється автоматично з основної частини документу, або можна змінити вручну

Ціна без знижки може підтягнутись з картки, якщо у документі обрано тип цін, або заповнюватись вручну

Ціна зі знижкою підраховується автоматично

Сума підраховується автоматично множенням ціни на кількість.

Додатково

Підрозділ - у майбутньому можна буде відстежувати всі документи, за які відповідають певні підрозділи організації.

Сегмент діяльності

Проект

Номер ТТН

Друк

Виводити відповідального менеджера під час друку замовлення - У друковані форми буде виводитись ім’я менеджера, що відповідає за документ.

Виводити коментар під час друку замовлення - У друкованих формах знизу буде виводитися “Коментар”.

Виводити коментар до товарів під час друку замовлення - До кожного товару буде друкуватись коментар.

Підписує відповідальний - у графі для підпису буде друкуватись не ПІБ директора з налаштувань організації, а дані менеджера, що створив документ

Друк замовлення з сайту - можна додати номер замовлення з сайту у друковану форму.

Не друкувати
У коментарі
У заголовку

Фіскалізація

Якщо у системі налаштовано інтеграцію з ПРРО, то у цьому полі можна заповнити дані для фіскалізації операції.

Тут треба обрати точку продажу, тип безготівкової оплати за товари і суму передплати та післяплати.

Власні поля

Для документу замовлення можна встановити особливі примітки, які можна додавати з власного списку.

Попередньо потрібно здійснити відповідні налаштування власних полів:

Створити власне поле відповідного типу.
Призначити поле до документу замовлення.

Завершення роботи з документом

Якщо у документі є дублі товарів – біля них відображається відповідна позначка. Також при збереженні документа відображається попередження про наявність дублів.

Після внесення всіх даних у документ його слід Зберегти.

Тепер документ створено і пронумеровано.

У графі Інформація про документ відображається дата, час та ім’я співробітника, який створив його.

Щоб зміни вступили в силу, слід встановити галочку у полі Опубліковано.

Після публікації з Замовлення можливо сформувати Рахунок і надіслати його на друк.

Реквізити та контактні дані, а також дані про відповідального співробітника виводяться у друковані форми з налаштувань організації.

Також, якщо у списку співробітників обрано посаду для відповідального за виписані документи, то у друковані форми Видаткова накладна та Рахунок буде виводитись посада поряд з іменем відповідального.

Інформація про покупця виводиться з картки партнера.

Якщо валюта банківського рахунку відрізняється від валюти контракту з партнером, то Рахунок буде надруковано у валюті банківського рахунку.

Для роботи з іноземними клієнтами можна сформувати рахунок або invoice англійською мовою у валюті договору чи банківського рахунку. Детальний порядок описано в інструкції Як сформувати рахунок або invoice англійською мовою у валюті.

Якщо в налаштуваннях системи встановлено прапорець “Виводити логотип у друкованих формах”, то друковані форми Замовлення та Рахунку будуть друкуватися з логотипом.

Якщо в налаштуваннях системи встановлений прапорець у графі “Виводити артикул товарів у друкованих формах” та/або “Виводити штрих-код товарів у друкованих формах”, тоді в друкованій формі Замовлення буде виведено на друк артикул/штрих-код.

Детально про роботу з друкованими формами.

Також на підставі цього Замовлення можна створити Видаткову накладну, Надходження грошей, а якщо товарів не вистачає на складі - Замовлення постачальнику і Прибуткову накладну.

Масове редагування

Для списку документів “Замовлення” доступне масове редагування. Для цього потрібно відмітити прапорцями необхідний список документів та встановити нові значення для наступних параметрів:

Статус
Підрозділ відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку
Сегмент діяльності відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку
Проект відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку

Після заповнення нових значень потрібно натиснути кнопку Змінити реквізити. Дані будуть автоматично перезаповнені.

В цій вкладці також можливе масове очищення наступних параметрів документів:

Статус
Підрозділ відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку
Сегмент діяльності відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку
Проект відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку

Після заповнення нових значень потрібно натиснути кнопку Змінити реквізити. Дані будуть автоматично очищені.