Загальна інформація про документи у системі

У QUINCEFIN саме документи фіксують господарські події: продажі, закупівлі, рух грошей, складські операції, резервування, взаєморозрахунки та інші зміни в обліку.

Якщо коротко:

журнал показує список документів;
картка документа містить усі реквізити й табличні частини;
опублікований документ впливає на облік і звіти;
чернетка зберігається для підготовки, але не створює рухів.

Коли ця стаття потрібна

Вона корисна, якщо потрібно:

зрозуміти базову логіку роботи всіх документів у системі;
пояснити співробітнику, чому документ не видно у звітах;
розібратись, як безпечно змінити вже проведений документ;
зрозуміти, що таке ієрархія, рух документа і пов’язані друковані форми.

Де документи використовуються

Документи є в основних облікових розділах:

Продажі
Придбання
Гроші
Склад
Інше

Для кожного типу документа система веде окремий журнал, а також показує його в загальних списках, якщо у користувача є права доступу.

Як влаштований документ

Будь-який документ у QUINCEFIN має дві головні частини:

Основні відомості: дата, номер, партнер, організація, склад, рахунок, відповідальний та інші ключові реквізити;
Детальні вкладки: товари, послуги, оплати, доставка, додаткові поля, вкладення, коментарі.

У нижній частині документа зазвичай видно:

підсумкову суму;
коментар;
службову інформацію для перевірки результату.

Чернетка і публікація

Найважливіше правило: документ потрапляє в облік лише після публікації.

Якщо прапорець Опублікований не встановлено, це чернетка.
Якщо прапорець встановлено, документ враховується в обліку, може змінювати залишки, борги, рух коштів та звітність.

Якщо документ не видно у звітах або він не вплинув на залишки, спочатку перевірте, чи він опублікований.

Які дії доступні в картці документа

У верхній частині документа зазвичай є кнопки:

Ок: зберегти і закрити;
Застосувати: зберегти і залишити відкритим;
Опублікований: увімкнути або зняти проведення;
Створити на підставі: побудувати наступний документ у ланцюжку;
Друк: друковані форми;
Інфо: службова інформація про документ.

У блоці Інфо або поруч із ним зазвичай доступні:

Ієрархія
Вкладення
Рух документу
Історія змін
Копіювати посилання

Як безпечно змінити проведений документ

Якщо документ уже опублікований і його треба виправити, працюйте так:

Відкрийте документ.
Зніміть прапорець Опублікований.
Натисніть Застосувати.
Внесіть потрібні зміни.
Знову встановіть прапорець Опублікований.
Натисніть Застосувати або Ок.

Такий порядок потрібен, щоб система коректно перерахувала рухи й пов’язані показники.

Коли документ не публікується

Найтиповіші причини:

не заповнено обов’язкові реквізити;
у табличній частині немає жодного рядка;
спрацювали обмеження за правами доступу;
спрацював бізнес-контроль, наприклад кредитний ліміт, прострочення або інші правила конкретного документа.

Що таке ієрархія документів

Ієрархія показує, які документи пов’язані між собою в одному бізнес-сценарії.

Наприклад:

Створили Замовлення покупця.
На його підставі оформили Замовлення постачальнику.
Отримали товар через Надходження.
Провели Оплату постачальнику.
Створили Продаж покупцю.
Зафіксували Надходження коштів від покупця.

Завдяки ієрархії можна швидко зрозуміти:

що вже зроблено по замовленню;
яких документів бракує;
де саме обірвався робочий ланцюжок.

Що перевіряти в журналі документів

У списках документів найчастіше контролюють:

Статус
Стан оплати
Стан відвантаження
Партнера
Суму
Організацію
Склад
Відповідального
Коментар

Цього зазвичай достатньо, щоб швидко знайти потрібний документ або зрозуміти, що з ним відбувається.

Практичний приклад

Сценарій: менеджер створив продаж, але фінансист каже, що операція не потрапила у звіт.

Що перевірити:

Чи документ опублікований.
Чи немає в ньому порожньої табличної частини.
Чи вибрано правильну організацію, склад і дату.
Чи немає пов’язаних документів, які лишилися чернетками.
Що показує Рух документу.

Типові помилки

Користувач думає, що збережена чернетка вже вплинула на облік.
Користувач редагує проведений документ без попереднього зняття публікації.
Користувач не перевіряє ієрархію і шукає проблему не в тому документі.
У документі немає рядків, але користувач очікує, що його можна провести.