QUINCEFINСпробувати
Відкрити меню

Авансовий звіт

Авансовий звіт фіксує витрати та придбання запасів, які працівник здійснив за підзвітні або власні кошти. Документ допомагає зіставити фактичні витрати з раніше виданими авансами й визначити результат розрахунку з працівником:

  • невикористаний залишок, який працівник має повернути;
  • перевитрату, яку організація має відшкодувати;
  • повне закриття виданого авансу.

Авансовий звіт не є документом видачі або повернення грошей. Він підтверджує, на що саме працівник витратив кошти, і формує відповідні управлінські рухи.

Коли використовувати

Створюйте авансовий звіт, якщо:

  • працівник звітує за раніше отриманий аванс;
  • один звіт потрібно покрити одним або кількома виданими авансами;
  • працівник оплатив витрати власними коштами, а організація має їх відшкодувати;
  • працівник придбав товари або матеріали, які потрібно оприбуткувати на склад.

Звіт можна оформити й без попереднього авансу. У такому разі після публікації непокрита сума буде боргом організації перед підзвітною особою.

Що підготувати перед роботою

Залежно від змісту звіту в системі мають бути заповнені:

  • співробітник;
  • організація та валюта;
  • партнери й активні контракти з ними;
  • статті P&L для витрат;
  • товари, одиниці виміру та склади для запасів;
  • за потреби — підрозділи, сегменти діяльності та проєкти.

Контракт у рядку повинен належати вибраним організації та партнеру й мати валюту авансового звіту.

Де знайти документ

Перейдіть у Гроші → Документи → Авансові звіти.

У журналі можна:

  • створювати, відкривати, копіювати та видаляти чернетки;
  • фільтрувати документи за періодом, співробітником, організацією, валютою, номером, відповідальним, сумою, коментарем і станом публікації;
  • налаштовувати видимість колонок і кількість рядків на сторінці;
  • переглядати зв’язки та документні вкладення;
  • сортувати список за основними реквізитами.

У колонках журналу окремо показано загальну суму, витрати, запаси та суму, покриту авансами.

Як створити авансовий звіт

  1. У журналі натисніть Створити або клавішу F2.
  2. Виберіть організацію.
  3. Вкажіть дату, час і співробітника, який звітує за кошти.
  4. Виберіть валюту та перевірте курс.
  5. Додайте рядки на вкладці Витрати та/або Запаси.
  6. За потреби відкрийте Розподіл авансів і вкажіть, які видані аванси покривають звіт.
  7. Перевірте підсумки.
  8. Збережіть документ як чернетку або встановіть стан Опублікований і збережіть.

Номер документа система присвоює за стандартними правилами нумерації документів.

Вкладка «Витрати»

На цій вкладці вказують витрати, які мають потрапити до P&L. Для кожного рядка заповніть:

  • Дату первинного документа;
  • Номер первинного документа;
  • Партнера;
  • Контракт;
  • Статтю P&L;
  • Суму.

У блоці аналітики рядка за потреби виберіть підрозділ, сегмент діяльності та проєкт.

Після зміни партнера контракт очищається. Контракт також потрібно вибрати повторно після зміни організації або валюти звіту — це захищає документ від несумісних реквізитів.

Вкладка «Запаси»

На цій вкладці вказують товари або матеріали, придбані працівником. Для кожного рядка заповніть:

  • дату й номер первинного документа;
  • партнера та контракт;
  • склад;
  • товар;
  • одиницю виміру;
  • кількість і ціну.

Суму рядка система розраховує за кількістю та ціною. Після публікації товари оприбутковуються на вибраний склад.

Вкладення

До документа можна додати загальні файли через Інфо → Вкладення.

Для чеків, накладних та інших підтвердних файлів, що належать конкретному рядку, використовуйте дію вкладень у меню цього рядка. Вона стає доступною після першого збереження рядка. Після публікації вкладення, як і решта документа, доступні лише для перегляду.

Як працює розподіл авансів

У панелі Розподіл авансів доступні проведені видачі коштів тому самому співробітнику в межах тієї самої організації та валюти.

Для кожного джерела вкажіть суму, яку потрібно зарахувати в покриття звіту. Можна використати:

  • один аванс повністю;
  • один аванс частково;
  • кілька авансів в одному звіті.

Система не дозволить використати більше, ніж залишилося відкритим у вибраному авансі, або розподілити авансів більше за загальну суму звіту. Якщо інший документ уже використав доступний залишок, під час публікації з’явиться бізнес-помилка.

Для валютного авансу покрита частина оцінюється за історичною управлінською сумою виданих коштів, а непокрита частина — за курсом авансового звіту.

Як читати підсумки

У шапці документа показано:

  • Баланс до звіту — підзвітний баланс працівника до дати документа;
  • Витрати — сума рядків вкладки «Витрати»;
  • Запаси — сума рядків вкладки «Запаси»;
  • Покрито авансами — частина звіту, прив’язана до раніше виданих авансів;
  • Залишок до повернення або Перевитрата до відшкодування — результат розрахунку після врахування звіту.

Якщо виданий аванс більший за підтверджені витрати, різницю потрібно повернути організації. Якщо підтверджені витрати більші, організація має відшкодувати різницю працівнику.

Що відбувається після публікації

Опублікований авансовий звіт:

  • створює витрати P&L для рядків вкладки Витрати;
  • створює прибуткові складські рухи для рядків вкладки Запаси;
  • формує підзвітний рух за організацією, співробітником і валютою;
  • погашає вибрані відкриті аванси в межах розподілених сум.

Сам авансовий звіт не змінює залишок каси або банківського рахунку, не формує Cash Flow і не створює бухгалтерських проведень. Партнер і контракт у рядку зберігають юридичний контекст покупки, але авансовий звіт не формує партнерську заборгованість.

Для фактичного руху грошей використовуйте грошові документи з відповідною операцією:

  • Видача авансу працівнику — коли організація передає кошти під звіт;
  • Повернення залишку авансу — коли працівник повертає невикористані кошти;
  • Відшкодування перевитрати — коли організація компенсує працівнику власні витрати.

Як відшкодувати перевитрату працівнику

Якщо після публікації авансового звіту виникла Перевитрата до відшкодування, оформіть виплату окремим грошовим документом:

  1. Створіть Витрату з каси для готівкової виплати або Витрату з рахунку для банківської.
  2. Виберіть операцію Відшкодування перевитрати.
  3. Вкажіть організацію, касу або банківський рахунок і дату виплати.
  4. У полі Співробітник виберіть працівника, якому потрібно компенсувати витрати.
  5. У полі Авансовий звіт виберіть конкретний звіт із відкритою перевитратою.
  6. Вкажіть суму виплати та опублікуйте документ.

Спочатку потрібно вибрати співробітника — після цього стає доступним вибір авансового звіту. У списку звітів показано номер і дату, валюту, загальну суму, покриття авансами та доступний до відшкодування залишок.

Система пропонує тільки опубліковані й неанульовані звіти цього співробітника в тій самій організації та валюті. Дата звіту не може бути пізнішою за дату виплати, а повністю погашені звіти у списку не показуються.

Відшкодування можна провести частково. Сума виплати не повинна перевищувати відкритий залишок вибраного звіту. Після часткового відшкодування звіт можна вибрати повторно для виплати решти.

Якщо змінити організацію, співробітника, касу або рахунок із валютою, дату чи операцію, несумісний авансовий звіт очищається автоматично — його потрібно вибрати ще раз. Під час копіювання грошового документа посилання на звіт також не переноситься.

Де перевірити рухи документа

Відкрийте опублікований звіт і виберіть Інфо → Рух документа.

Залежно від заповнених вкладок у діалозі можна перевірити:

  • рухи P&L;
  • складські рухи;
  • Підзвітні рухи — створений борг, погашення авансів і відкритий залишок.

Пункт доступний користувачам із правом перегляду рухів документів. Вкладка бухгалтерських проведень для авансового звіту не показується.

Як виправити опублікований звіт

Після публікації документ відкривається тільки для перегляду. Щоб виправити його:

  1. Зніміть публікацію документа.
  2. Збережіть зміни стану.
  3. Внесіть виправлення в реквізити, рядки або розподіл авансів.
  4. Знову опублікуйте документ.

Під час зняття публікації система прибирає створені P&L, складські та підзвітні рухи й звільняє використані суми авансів.

Копіювання документа

Під час копіювання переносяться реквізити й рядки, які зручно використати як основу нового звіту. При цьому не копіюються:

  • стан публікації;
  • розподіл авансів;
  • посилання на вкладення рядків;
  • службові дані створення та редагування.

Перед збереженням копії перевірте дату, співробітника, партнерів, контракти та суми.

Типові помилки

  • Використовують авансовий звіт замість документа видачі або повернення грошей.
  • Не заповнюють дату чи номер первинного документа в рядку.
  • Після зміни партнера, організації або валюти не вибирають контракт повторно.
  • Намагаються опублікувати документ без рядків або з нульовими сумами.
  • Розподіляють суму, яка вже використана іншим авансовим звітом.
  • Зберігають чернетку й очікують, що вона вже з’явилася в P&L, складських залишках або підзвітному балансі.

Що читати далі