QUINCEFIN
Відкрити меню

Журнал документів

Журнал документів потрібен для щоденної роботи зі списком документів: знайти, відкрити, відфільтрувати, скопіювати або створити новий.

Це зручна точка контролю, якщо треба швидко відповісти на питання:

  • чи існує документ у системі;
  • у якому він статусі;
  • чи опублікований він;
  • хто його створив;
  • на яку суму він оформлений;
  • чи належить він правильній організації, складу або партнеру.

Що видно в журналі

У списку зазвичай відображаються:

  • тип документа;
  • номер і дата;
  • сума;
  • партнер;
  • рахунок або каса;
  • склад;
  • організація;
  • відповідальний;
  • коментар;
  • стан публікації.

Для багатьох документів також видно ієрархію або інші службові маркери.

Коли журнал не підходить

Не всі стартові операції створюються через загальний журнал. Наприклад, початкові залишки по грошах, взаєморозрахунках і товарах оформлюються через розділ Налаштування / Початкові залишки.

Як шукати документ

Найчастіше достатньо такої послідовності:

  1. Встановити правильний період.
  2. За потреби обрати тип документа.
  3. Додати фільтр по партнеру, складу, організації або відповідальному.
  4. Якщо документ усе ще не знайдено, використати пошук по номеру, коментарю або діапазону сум.

Основні фільтри

У шапці журналу та в розширеному фільтрі найчастіше використовують:

  • Період
  • Тип документа
  • Відповідальний
  • Папка або товар
  • Папка або партнер
  • Склад
  • Організація
  • Діапазон сум
  • Стан публікації
  • Дата редагування
  • Пошук за номером або коментарем

Якщо документ “зник”, у більшості випадків причина в невірному періоді або занадто широкому чи занадто вузькому фільтрі.

Які дії можна виконувати

Із журналу зазвичай доступні такі дії:

  • Створити
  • Відкрити
  • Копіювати
  • Оновити
  • перейти до пов’язаного документа через Ієрархію

Копіювання зручне для повторюваних операцій, коли структура документа вже правильна і треба змінити лише дату, суму, партнера або кількість.

Як читати список швидко

Щоб перевірка займала менше часу, дивіться на список у такому порядку:

  1. Стан публікації
  2. Тип документа
  3. Номер і дата
  4. Партнер
  5. Сума
  6. Організація / склад / рахунок
  7. Відповідальний

Цього зазвичай достатньо для швидкої діагностики.

Практичний приклад

Ситуація: користувач каже, що “документ є, але я його не бачу”.

Що перевірити:

  1. Чи правильний період.
  2. Чи не стоїть фільтр по іншій організації або складу.
  3. Чи не обрано інший тип документа.
  4. Чи є обмеження по правах доступу для цього користувача.
  5. Чи це не початковий залишок, який шукають не в тому розділі.

Типові помилки

  • Шукають документ без правильного періоду.
  • Забувають про фільтр по організації або складу.
  • Дивляться лише на номер і не перевіряють тип документа.
  • Не відрізняють чернетку від опублікованого документа.

Що читати далі