Контракти

Контракт у QUINCEFIN це не просто назва договору, а набір правил, за якими система працює з конкретним партнером.

Саме контракт визначає:

з якою організацією працює партнер;
який тип взаєморозрахунків використовується;
у якій валюті ведеться контракт;
які ціни, знижки і рахунки оплати підставляються в документи;
як працює контроль боргу і прострочення;
які дані підуть у Cash Flow та іншу аналітику.

Коли використовувати

Контракти потрібні, якщо:

один партнер працює з вами по різних організаціях;
у вас є взаєморозрахунки з партнером у різних валютах;
для різних сценаріїв потрібні різні умови оплати, ціни або типи розрахунків;
потрібно контролювати кредитний ліміт або строки боргу покупця.

Як це працює

Коли ви створюєте нового партнера, система зазвичай одразу створює для нього базовий контракт.

Далі для цього партнера можна створити додаткові контракти, наприклад:

окремо для різних організацій;
окремо для гривні та долара;
окремо для закупівлі, продажу або комісійної схеми.

Практичне правило:

якщо змінюється організація, валюта або сама логіка взаєморозрахунків, краще створювати новий контракт, а не переробляти старий із рухами.

Що критично перевірити в новому контракті

Перед тим як активно використовувати контракт у документах, перевірте:

Організацію
Тип контракту
Назву контракту
Валюту взаєморозрахунків
контракт за замовчуванням
тип цін, якщо він має підставлятись автоматично
рахунок оплати, якщо він має бути стандартним

Саме ці поля найчастіше впливають на те, чи бачить користувач контракт у документі і чи система підставляє правильні значення.

Основні поля контракту

Встановити за замовчуванням

Контракт за замовчуванням автоматично підставляється в документи, якщо він підходить за типом і організацією.

Якщо у партнера кілька контрактів, обов’язково перевіряйте, який із них позначений зірочкою.

Організація

Якщо у вас кілька організацій, контракт має бути прив’язаний до правильної.

Один і той самий партнер може мати різні контракти для різних організацій. Це нормальний сценарій.

Тип контракту

Тип контракту визначає, у яких документах його можна використовувати.

Основні варіанти:

З покупцем
З постачальником
З комітентом
З комісіонером
Інше

Якщо тип вибраний неправильно, контракт може просто не з’явитися у потрібному документі.

Назва контракту

Назва відображається в документах і має бути зрозумілою користувачам.

Краще називати контракт так, щоб з назви було зрозуміло:

з ким він пов’язаний;
яка валюта;
яка логіка використання, якщо контрактів кілька.

Валюта взаєморозрахунків

Якщо з партнером є розрахунки в кількох валютах, під кожну валюту зазвичай потрібен окремий контракт.

Змінювати валюту в контракті, по якому вже є рухи, небезпечно і зазвичай не потрібно. У такому випадку створюють новий контракт.

Курс

Поле має сенс, якщо з партнером використовується спеціальний зафіксований курс, який відрізняється від загальних налаштувань системи.

Ціноутворення

У контракті можна задати:

Тип цін
Тип знижки / націнки
прапорець Не застосовувати для розділу Роздріб

Це зручно, якщо:

покупець завжди працює за оптовою ціною;
постійний клієнт має фіксовану знижку;
умови для чеків і для документів продажу мають відрізнятися.

Контроль заборгованості

У контракті можна налаштувати:

Кредитний ліміт
Контролювати кількість днів заборгованості
Кількість днів

Ці поля корисні для покупців, яким ви відвантажуєте з відстрочкою.

Якщо ліміт перевищено або борг прострочений, система може блокувати проведення продажу і показувати причину.

Платежі

Контракт може підказувати системі, куди за замовчуванням має йти оплата.

Тут важливі поля:

Тип рахунку
Банк / Каса
Стаття руху коштів Надходження
Стаття руху коштів Витрата

Це напряму впливає на грошові документи і звіт Cash Flow.

Операції за замовчуванням

Для частини сценаріїв у контракті можна заздалегідь задати, які саме операції будуть автоматично підставлятись у грошові документи.

Це корисно, якщо у вас стабільний типовий процес, наприклад:

звичайна оплата від покупця;
оплата з комісією;
повернення коштів.

Аналітика

У контракті також можна зафіксувати:

Підрозділ
Сегмент діяльності
Проект

Це зручно, якщо взаєморозрахунки з партнером мають стабільно йти в один напрям аналітики.

Реквізити і додатково

Тут зазвичай зберігають:

Номер
Від
Діє до
Варіанти відвантаження
Варіанти оплати
Нотатки

Це корисно і для користувачів, і для друкованих форм, і для контролю внутрішніх правил роботи.

Практичний сценарій

Потрібно налаштувати контракт для нового покупця.

Відкрийте картку партнера.
Перейдіть на вкладку Контракти.
Створіть новий контракт або перевірте автоматично створений.
Вкажіть Організацію, Тип контракту = З покупцем, Назву контракту і **Валюту взаєморозрахунків`.
За потреби задайте Тип цін і постійну знижку.
Якщо продаєте в борг, налаштуйте Кредитний ліміт і контроль днів заборгованості.
Заповніть рахунок оплати і статті руху коштів, якщо вони мають підставлятися автоматично.
Перевірте, що потрібний контракт стоїть за замовчуванням.
Створіть тестове Замовлення, Рахунок або Продаж і переконайтеся, що контракт підтягується коректно.

Типові помилки

Використовують один контракт для різних валют.
Створюють контракт із неправильним типом і потім не бачать його в документах.
Міняють валюту або тип старого контракту, по якому вже є рухи.
Не перевіряють контракт за замовчуванням і отримують не ті умови оплати в документах.
Не заповнюють статті руху коштів, хоча очікують чистий і автоматичний Cash Flow.