Партнери

Партнери це базовий довідник контрагентів у QUINCEFIN.

Саме тут створюються покупці, постачальники, комітенти, комісіонери, орендодавці та інші організації або фізичні особи, з якими у вас є документи, взаєморозрахунки, поставки, продажі чи комунікація.

Якість цього довідника напряму впливає на:

документи продажу і закупівлі;
рахунки та друковані форми;
грошові документи;
звіти по взаєморозрахунках;
CRM, чат-комунікацію та інтеграції.

Коли використовувати

Список потрібен, якщо:

треба створити нового покупця або постачальника;
потрібно зберегти реквізити, контакти, адреси або банківські рахунки контрагента;
потрібно налаштувати для партнера контракти і правила взаєморозрахунків;
потрібно об’єднати кілька юридичних осіб у групу компаній.

Як влаштований список

У списку є два основні рівні:

папки для структурування партнерів;
картки партнерів з реквізитами, контактами, рахунками і контрактами.

Найпростіша структура папок:

покупці;
постачальники;
інші.

Такої базової схеми зазвичай достатньо на старті. Коли облік ускладнюється, папки можна деталізувати під напрям, регіон, тип бізнесу або підрозділ.

Партнерів без папки можна знайти через Без прив’язки.

Пошук і фільтри

Партнера можна шукати за:

назвою;
назвою для друку;
телефоном;
додатковим телефоном;
контактною особою;
телефоном контактної особи;
юридичною або фактичною адресою;
адресою доставки;
примітками;
дисконтною карткою.

У списку також корисно використовувати:

Показувати архівні;
фільтри по власних полях;
збережені фільтри під окремі сценарії роботи.

Що обов’язково заповнити в картці

Для базової роботи зазвичай достатньо:

Назва
Вид партнера
Батьківська папка або усвідомлення, що партнер лежить у Без прив'язки

У більшості живих сценаріїв також варто одразу перевірити:

Назву для друку
основний телефон
юридичну адресу
адресу доставки
основний банківський рахунок
контракт за замовчуванням

Основні вкладки картки

Головне

Тут зберігаються головні реквізити партнера:

Назва
Назва для друку
Код за ЄДРПОУ
Батьківська папка
Вид партнера
Дисконтна картка
Відповідальний менеджер

Саме ці дані далі найчастіше підтягуються у документи, друковані форми і пошук.

Якщо у вас є офіційна юридична назва, її краще відразу записати в Назва для друку, навіть якщо коротка операційна назва інша.

Контактна інформація

Тут зберігаються:

телефони;
email;
юридична адреса;
фактична адреса;
адреса доставки;
Instagram;
сайт;
інші типи контактів.

Для кожного контакту можна:

додати нове значення;
зробити його основним;
вивести на головну сторінку картки;
використовувати у друкованих формах.

Практичне правило:

основний телефон і юридична адреса мають бути заповнені, якщо ви формуєте рахунки, накладні або інші друковані документи;
адреса доставки має сенс, якщо партнер часто використовується у Замовленні або Продажу.

Коди та рахунки

Тут зазвичай зберігаються:

ІПН;
банківські рахунки партнера;
основний банківський рахунок.

Основний рахунок автоматично підставляється в документи і друковані форми. Якщо він не заданий, користувачам доведеться щоразу обирати його вручну або виправляти друковані реквізити постфактум.

Контактні особи

Ця вкладка потрібна, якщо ви працюєте не тільки з компанією, а й з конкретними людьми всередині неї.

Тут зберігають:

ПІБ;
телефон;
посаду;
нотатки.

Це корисно для продажів, закупівель, сервісу і CRM-комунікації.

Контракти

Тут зберігаються всі контракти партнера і стан взаєморозрахунків по кожному з них.

Контрактів може бути кілька, наприклад:

по різних організаціях;
у різних валютах;
для різних типів взаєморозрахунків.

Контракт, позначений зірочкою, є за замовчуванням і найчастіше автоматично підставляється в документи.

Детальніше: Контракти.

Група партнерів

Ця вкладка потрібна, якщо у вас один бізнес працює через кілька юридичних осіб і ви хочете бачити їх разом у звітах.

У такому сценарії:

обирається головний партнер;
інші партнери прив’язуються до цієї групи;
у частині звітів можна аналізувати дані з позначкою Враховувати групу компаній.

Властивості

Тут додають власні поля для партнерів.

Це зручно, якщо треба зберігати специфічні атрибути, яких немає в стандартній картці: категорію клієнта, внутрішній рейтинг, джерело ліда, умови сервісу тощо.

Детальніше: Робота з власними полями.

Що важливо для щоденної роботи

Щоб довідник партнерів не перетворився на шум, дотримуйтесь простих правил:

не створюйте дублікати перед пошуком по телефону, назві і ЄДРПОУ;
не змішуйте кілька юридичних осіб в одній картці;
одразу заповнюйте контракт за замовчуванням, якщо партнер уже бере участь у документах;
якщо партнер більше не використовується, краще архівувати його, а не видаляти хаотично.

Практичний сценарій

Потрібно створити нового покупця.

Відкрийте Партнери.
Створіть нову картку.
Заповніть Назву, Вид партнера, папку і Назву для друку.
Додайте телефон, email, юридичну адресу та адресу доставки.
За потреби внесіть банківський рахунок.
Перейдіть на вкладку Контракти і перевірте або налаштуйте основний контракт.
Збережіть картку.
Відкрийте документ Замовлення, Рахунок або Продаж і перевірте, що партнер та його реквізити підставляються коректно.

Типові помилки

Створюють одного партнера для кількох юридичних осіб і втрачають коректні друковані реквізити.
Не перевіряють контракт за замовчуванням, через що документи підтягують не ту валюту або не той тип розрахунків.
Не заповнюють адресу доставки, хоча працюють із відвантаженнями.
Додають контакти без логіки основного телефону і основної адреси.
Видаляють або змінюють партнера після появи рухів замість того, щоб архівувати і створити нову коректну структуру.