Документ “Витрата з каси”
Витрата з каси використовується для списання готівки з каси організації. Це основний документ для готівкових виплат постачальникам або інших витрат, які проходять через касу.
Після публікації документ:
- зменшує залишок у вибраній касі;
- закриває або частково закриває борг перед постачальником;
- відображає витрату в Cash Flow;
- за потреби може потрапити у P&L.
Коли використовувати
Оформлюйте документ, якщо:
- потрібно оплатити постачальнику готівкою;
- потрібно видати гроші з каси на операційну потребу;
- потрібно прив’язати витрату до замовлення постачальнику, надходження або іншої підстави.
Для оплати з банківського рахунку використовуйте Витрату з рахунку.
Як оформити документ
- Створіть Витрату з каси в розділі
Гроші / Документи. - Виберіть організацію і касу.
- Заповніть постачальника та контракт.
- Вкажіть Сплачений документ, якщо платіж іде під конкретну закупівлю.
- Заповніть статтю руху коштів, суму і, за потреби, статтю P&L.
- Перевірте, що в касі вистачає коштів.
- Опублікуйте документ.
Ключові поля
Перед публікацією перевірте:
- Каса
- Партнер
- Контракт
- Сплачений документ
- Стаття руху грошових коштів
- Стаття P&L, якщо вона використовується в обліку
- Сума
- Номер ВКО, якщо його потрібно вести
Коли потрібна стаття P&L
Якщо у вас увімкнений облік за статтями прибутків і витрат, у документі можна вказати:
- Статтю P&L
Це потрібно, коли витрата має не лише рух грошей, а й аналітичний сенс для управлінської звітності, наприклад:
- оренда;
- господарські витрати;
- операційні виплати.
Багаторядковий режим
Якщо один платіж покриває кілька підстав, використовуйте:
Це зручно, коли треба однією готівковою видачею оплатити кілька документів постачальника.
Практичний сценарій
- Постачальник відвантажив товар і ви оформили Надходження.
- Оплата проводиться готівкою з каси.
- Бухгалтер створює Витрату з каси на підставі надходження.
- Перевіряє суму, касу і статтю руху коштів.
- Опубліковує документ.
Після цього борг перед постачальником зменшується, а готівка списується з каси.
Типові помилки
- Обирають касовий документ замість банківського.
- Не перевіряють, чи достатньо коштів у касі.
- Не прив’язують оплату до документа-підстави.
- Вказують неправильну статтю руху коштів і псують Cash Flow.