Документ “Замовлення постачальнику”

Замовлення постачальнику потрібне для планування закупівлі товарів або послуг. Воно фіксує намір купити, але саме по собі не оприбутковує товар на склад.

Документ зручний, коли потрібно:

зафіксувати постачальника, номенклатуру, ціни і строки;
побудувати закупівлю під продажі або виробництво;
бачити майбутнє надходження ще до фактичної поставки;
підготувати основу для документа Надходження.

Коли використовувати

Оформлюйте замовлення постачальнику, якщо:

постачання ще не відбулося, але закупівлю вже треба погодити і внести в систему;
потрібно показати, що товар уже замовлений;
закупівля формується на підставі попиту, замовлення покупця або дефіциту на складі.

Чим відрізняється від Надходження

Замовлення постачальнику: планує закупівлю.
Надходження: фіксує фактичний прихід товару або послуги.

Якщо після документа товар має з’явитися в залишках, потрібне не замовлення, а Надходження.

Як оформити документ

Створіть новий документ Замовлення постачальнику.
Заповніть постачальника, склад, організацію і контракт.
Додайте товари або послуги.
Вкажіть планову дату надходження, якщо її потрібно контролювати.
За потреби увімкніть очікуване постачання.
Збережіть і опублікуйте документ.

Ключові поля

Перед публікацією перевірте:

Партнер
Склад
Організація
Контракт
Тип цін
Планова дата надходження
Документ постачальника

Якщо закупівля ведеться у валюті або за конкретними умовами, окремо перевіряйте курс взаєморозрахунків і банківський рахунок партнера.

Очікуване постачання

Якщо треба, щоб система враховувала товар як уже замовлений, але ще не отриманий, увімкніть опцію:

Враховувати це замовлення як очікуване постачання

Це корисно для:

планування закупівель;
контролю майбутнього дефіциту;
сценаріїв, коли продаж залежить від очікуваного приходу.

Детальніше: Очікуване постачання

Практичний сценарій

Менеджер бачить дефіцит товару під продаж.
Створює Замовлення постачальнику.
Вказує постачальника, кількість, ціну і планову дату.
Увімкнює очікуване постачання, якщо закупівлю треба бачити в плануванні.
Коли товар реально приїжджає, створює Надходження на підставі цього документа.

Типові помилки

Плутають замовлення постачальнику з фактичним прихідним документом.
Не перевіряють валюту, контракт або тип цін.
Не вмикають очікуване постачання, хоча хочуть бачити майбутній прихід у звітах і плануванні.
Вносять закупівлю вручну повторно замість того, щоб будувати Надходження на підставі замовлення.