Бюджет руху коштів
Бюджет руху коштів допомагає заздалегідь розподілити очікувані надходження або виплати за статтями й періодами. Це план для порівняння з платежами; бюджет сам по собі не змінює залишки в касах і на рахунках та не створює платіжних документів.
Функція доступна в тарифі Бізнес. Видимість пункту меню та доступ до даних також залежать від звичайних прав користувача. Якщо розділ недоступний, попросіть адміністратора компанії перевірити тариф і надані вам права.
Відкрийте Гроші → Документи → Бюджети руху коштів. Для порівняння плану з оплатами використовуйте звіт «Фінанси. План-факт».
Перед створенням
Підготуйте організацію та статті руху коштів, за якими плануватимете надходження чи виплати. Якщо потрібне деталізоване планування, перевірте, що створені й доступні потрібні підрозділи, проєкти, партнери або контракти.
Створіть бюджет
- У меню Гроші → Документи → Бюджети руху коштів створіть новий документ.
- У стандартній шапці перевірте номер, дату, час і відповідального за документ.
- Вкажіть назву, організацію та валюту. Назва, організація, валюта й період обов’язкові; один бюджет належить одній організації.
- Виберіть напрямок: надходження або виплати. В одному бюджеті може бути лише один напрямок.
- За потреби виберіть Банківський рахунок/Каса. Якщо залишити поле порожнім, план стосується коштів усієї організації, а не одного рахунку.
- Задайте період у полі Період бюджету та виберіть Крок планування: одну суму за весь період, день, тиждень, місяць, квартал або рік. Межі періоду й крок визначають колонки, для яких можна задати суми.
Поля організації, напрямку, періоду, кроку, валюти й деталізації аналітики визначають структуру бюджету. Після додавання першого рядка змінити їх не можна, тому налаштуйте їх до заповнення плану. Поле рахунку має окрему поведінку: його можна залишити порожнім, щоб охопити всю організацію.
Увімкніть аналітику за потреби
До рядків можна додати аналітику за підрозділом, сегментом діяльності, проєктом, партнером або контрактом. Увімкніть потрібні поля до заповнення плану: вибрані поля утворюють колонки таблиці та рівень деталізації сум. Контракт у плані деталізується за партнером, тому для такого сценарію потрібно ввімкнути обидва поля.
Наприклад, бюджет виплат можна розкласти за статтями та проєктами, а бюджет надходжень — за статтями й партнерами. Не вмикайте аналітику, якої не використовуватимете: вона ускладнює таблицю та звіт.
Заповніть рядки плану
Додайте рядок для кожної статті руху коштів і внесіть суму в потрібні інтервали. Кнопка Заповнити статтями додає статті вибраного напряму, яких ще немає в документі, і створює для кожної рядки за інтервалами плану. Повторне заповнення не додає дублікати вже наявних статей. Перевірте перелік і залиште лише ті статті, які потрібні в цьому бюджеті.
Якщо статті розподілені по папках, скористайтеся Групувати за папками статей. У групованому вигляді таблиця показує підсумок за кожною папкою та загальні підсумки за інтервалами й бюджетом.
Суму потрібно задати в тій валюті, яку вибрали в документі. Якщо план ще не розподілений за окремими періодами, виберіть одну суму за весь період. Порожню клітинку трактують як незаданий план; введений 0 — це задана нульова сума. Для застосування бюджету потрібно задати хоча б одну суму, у тому числі явний нуль. Не підміняйте бюджет платежами або фактами: факт у звіті формується з відповідних документів обліку.
Збережіть і застосуйте
Скористайтеся Зберегти та закрити, щоб зберегти документ, або Застосувати, коли склад і суми плану перевірені. Застосований (опублікований) бюджет стає доступним у звіті, але його застосування не проводить касову чи банківську операцію. Саме фактичні надходження й виплати оформлюють відповідними грошовими документами.
Окремі версії бюджету не зберігаються: документ містить поточний план, а не історію його редакцій. Якщо потрібно скоригувати застосований бюджет, зніміть застосування, відредагуйте цей документ і застосуйте його знову. Це оновить той самий бюджет, а не створить версію для порівняння.
У звіті виберіть опублікований бюджет явно. Якщо його немає у списку, перевірте статус, організацію та те, чи входить період бюджету у вибраний період звіту.