Групова обробка документів

Групова обробка документів допомагає виконати одну дію для кількох документів без відкриття кожного документа окремо. Інструмент корисний, коли потрібно провести відібрані документи або створити на їхній підставі пов’язані документи: оплати, надходження коштів чи продажі.

Сторінка працює з документами, які ви відібрали у списку, і запускає для них окреме завдання. Під час виконання QUINCEFIN показує чергу обробки, поточний стан і помилки, якщо для окремого документа дію виконати неможливо.

Коли використовувати

потрібно провести одразу кілька непроведених документів;
потрібно створити оплати або надходження коштів за відібраними замовленнями чи продажами;
потрібно створити продажі на підставі замовлень;
потрібно обробити документи за однаковим правилом і бачити результат по кожному документу окремо;
потрібно зупинити довгу обробку, якщо вибірка була задана неправильно.

Як відкрити сторінку

Перейдіть у розділ Налаштування обліку → Обслуговування → Групова обробка документів.

На сторінці є дві основні вкладки:

Документи для вибору - список документів, які можна відфільтрувати та позначити для обробки;
Черга обробки - стан запущеного завдання і результат по кожному документу.

Як підготувати список документів

Вкажіть період.
За потреби оберіть тип документа.
Використайте фільтри за партнером, організацією, складом, товаром або послугою, відповідальним, статусом проведення, оплатою, сумою чи датою зміни.
Натисніть Оновити, якщо список не оновився автоматично.
Перевірте, що у списку залишились саме ті документи, які потрібно обробити.

Для повторюваних сценаріїв можна зберегти налаштування фільтра і потім завантажувати їх з меню дій на панелі інструментів.

Як вибрати документи

Позначте потрібні рядки у першій колонці списку. Можна вибирати документи по одному або скористатися кнопками на панелі інструментів:

Встановити відмітки - позначити документи на поточній сторінці списку;
Зняти відмітки - очистити вибір на поточній сторінці;
лічильник поруч показує кількість позначених документів.

Якщо у фільтрі знайдено більше документів, ніж показано на поточній сторінці, масове встановлення відміток застосовується до поточної сторінки. Перед запуском перевірте лічильник вибраних документів.

Як запустити обробку

Позначте документи у списку.
У полі Команда оберіть дію, яку потрібно виконати.
Якщо біля команди з’явилась кнопка налаштувань, відкрийте її та заповніть параметри.
Натисніть START.
Перейдіть на вкладку Черга обробки і стежте за виконанням.

Доступні команди залежать від поточного налаштування системи та прав користувача. Зазвичай на сторінці можуть бути такі сценарії:

Провести непроведені - провести вибрані документи, які ще не були проведені;
Створити надходження до каси - сформувати касові надходження за документами-підставами;
Створити надходження на рахунок - сформувати банківські надходження;
Створити продаж - створити документи продажу на підставі вибраних документів.

Для команд створення документів можуть бути доступні додаткові параметри:

Проводити документи - одразу проводити створені документи, якщо це дозволяють дані;
Дата документів - дата і час, які потрібно використати для створених документів.

Якщо дата документа вказана у майбутньому, система не використовує автоматичне проведення для такого сценарію. Це допомагає уникнути проведення майбутніх операцій раніше потрібного часу.

Як читати чергу обробки

Після запуску завдання відкрийте вкладку Черга обробки. У ній видно кожен документ, його стан та текст помилки, якщо дія не виконалась.

Основні стани:

Очікує - документ додано до черги, але обробка ще не почалась;
Обробляється - система виконує команду для цього документа;
Виконано - команда завершилась успішно;
Помилка - для документа дію виконати не вдалося;
Скасовано - обробку зупинено.

Якщо завдання ще виконується, на сторінці відображається прогрес. Кнопка STOP зупиняє поточне завдання: необроблені документи отримають стан скасування, а вже виконані залишаться виконаними.

Що перевірити після завершення

На вкладці Черга обробки немає документів зі станом Помилка.
Створені документи відкриваються з вихідних документів або зі списку відповідного типу.
Якщо вмикали Проводити документи, створені документи справді проведені.
У звітах або журналі документів видно очікуваний результат.

Типові причини помилок

документ-підстава не проведений, а команда потребує проведеного документа;
за документом уже створено оплату або сума до створення дорівнює нулю;
недостатньо прав на створення або проведення документа потрібного типу;
не заповнені обов’язкові реквізити: організація, партнер, договір, каса, банківський рахунок, склад;
для продажу або проведення не вистачає товарів на складі.

Якщо в черзі є помилка, відкрийте відповідний документ, виправте причину і запустіть обробку повторно тільки для потрібних документів.

Масове редагування реквізитів у журналах

У журналах документів також може бути доступна бокова панель Масове редагування. Вона не запускає фонову чергу, а одразу змінює реквізити вибраних документів: статус, підрозділ, сегмент, проєкт або статтю руху коштів, якщо ці поля увімкнені для відповідного журналу.

Цей сценарій використовуйте для швидкого виправлення реквізитів, а сторінку Групова обробка документів - для команд, які створюють або проводять документи та потребують контролю виконання по кожному рядку.