Табель робочого часу
Табель робочого часу допомагає зберігати планові та фактичні години працівників за місяць, фіксувати відпустки, лікарняні, відрядження та інші відхилення.
Документ побудований за принципом «заповнити базовий графік і внести лише відхилення». Для звичайних робочих днів не потрібно щоразу повторювати ті самі дані.
Перед початком
Перевірте, що в системі:
- створені й активні співробітники;
- правильно вказані компанія та, якщо потрібно, підрозділи;
- працівники закріплені за відповідними підрозділами.
Табель доступний у розділі Внутрішні → Зарплатні документи → Табель робочого часу.
Як створити табель
- Відкрийте список Табель робочого часу і натисніть Створити.
- Виберіть Період. Табель формується на один календарний місяць.
- Виберіть Компанію.
- За потреби виберіть Підрозділ. Якщо його не вказати, до табеля потраплять активні працівники без обмеження за підрозділом.
- Додайте примітку, якщо вона потрібна.
- Збережіть документ.
Під час першого збереження система додає активних працівників і створює календар місяця. Якщо після цього в компанії з’явилися нові працівники, відкрийте табель і натисніть Додати працівників.
Після формування рядків працівників період і підрозділ блокуються. Це захищає вже введені дані від випадкового перенесення в інший місяць або підрозділ.
Який графік заповнюється автоматично
На першому етапі QUINCEFIN використовує базовий графік:
- понеділок–п’ятниця — по 8 планових і фактичних годин із кодом Р;
- субота та неділя — 0 годин без коду.
Тому для звичайного працівника з графіком 5/2 достатньо змінити тільки дні, коли фактична робота відрізнялася від плану.
Як внести відхилення
- У лівій частині форми виберіть працівника.
- У правій частині знайдіть потрібну дату.
- Виберіть Код відхилення.
- Вкажіть Факт, год.
- За потреби додайте Примітку.
- Збережіть зміни.
Приклади:
- працівник був у щорічній відпустці — виберіть код В і встановіть 0 фактичних годин;
- працівник був на оплачуваному лікарняному — код ТН і 0 фактичних годин;
- працівник працював у вихідний — код РВ і фактичну кількість годин;
- була нічна робота — код РН і фактичну кількість годин.
Ліворуч по кожному працівнику одразу видно підсумки План і Факт. У журналі табелів також показуються кількість працівників, планові та фактичні години і стан документа.
Коди робочого часу
У табелі доступні такі коди:
| Код | Значення |
|---|---|
| Р | Години роботи, передбачені колективним договором |
| РС | Години роботи працівників із неповним робочим днем або тижнем згідно із законодавством |
| ВЧ | Вечірні години роботи |
| РН | Нічні години роботи |
| НУ | Надурочні години роботи |
| РВ | Години роботи у вихідні та святкові дні |
| ВД | Відрядження |
| В | Основна щорічна відпустка |
| Д | Щорічна додаткова відпустка |
| Ч | Додаткова відпустка постраждалим від Чорнобильської катастрофи |
| ТВ | Творча відпустка |
| Н | Додаткова відпустка у зв’язку з навчанням |
| НБ | Відпустка без збереження зарплати у зв’язку з навчанням |
| ДБ | Додаткова відпустка без збереження зарплати в обов’язковому порядку |
| ДО | Додаткова оплачувана відпустка працівникам, які мають дітей |
| ВП | Відпустка у зв’язку з вагітністю, пологами та доглядом за дитиною до 3 років |
| ДД | Відпустка для догляду за дитиною до 6 років |
| НА | Відпустка без збереження зарплати за згодою сторін |
| БЗ | Інша відпустка без збереження зарплати на період припинення робіт |
| НД | Неявка через переведення на неповний час |
| НП | Неявка через тимчасове переведення на інше підприємство |
| ІН | Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством |
| П | Простої |
| ПР | Прогули |
| С | Масові невиходи на роботу через страйк |
| ТН | Оплачувана тимчасова непрацездатність |
| НН | Неоплачувана тимчасова непрацездатність |
| НЗ | Неявки з нез’ясованих причин |
| ІВ | Інші види неявок за колективними договорами або угодами |
| І | Інші причини неявок |
Як зафіксувати табель
Після перевірки всіх працівників:
- Увімкніть Зафіксувати табель.
- Збережіть документ.
Зафіксований табель не дозволяє змінювати рядки або додавати працівників. У журналі він має стан Зафіксовано.
Якщо потрібно виправити дані, відкрийте документ, зніміть фіксацію і збережіть його. Після цього внесіть зміни, повторно перевірте підсумки та зафіксуйте табель знову.
Важливі межі першого етапу
- Автоматично заповнюється лише базовий графік 5/2 по 8 годин.
- Індивідуальні, змінні графіки та офіційні святкові дні автоматично не враховуються. Потрібні відхилення вносяться вручну.
- Табель зберігає робочий час, але сам не створює нарахування ЗП або виплату зарплати.
- Друкована форма та експорт табеля в Excel на першому етапі недоступні.
Типові питання
Чому працівник не з’явився в табелі
Перевірте, що картка працівника активна і що він належить до підрозділу, вибраного в табелі. Потім натисніть Додати працівників.
Чому не можна змінити період або підрозділ
У табелі вже сформовані рядки працівників і календар. Щоб не пошкодити введені дані, ці реквізити блокуються.
Чому поля недоступні для редагування
Найімовірніше, табель зафіксовано. Зніміть позначку Зафіксувати табель і збережіть документ перед редагуванням.