Налаштування облікової системи

Це головний розділ, де визначаються базові правила роботи всієї системи. Якщо стартувати правильно, більшість щоденних документів і звітів надалі працюватимуть без зайвих ручних обхідних рішень.

Налаштування відкриваються з меню користувача у правому верхньому куті.

Що тут налаштовують

Основні блоки:

• Валюти
• Товари
• Кошти
• Документи
• CRM
• Програма лояльності
• Аналітика
• Інше

Валюти

Тут задають дві базові валюти:

• Національна валюта
• Валюта управлінського обліку

Це одні з найважливіших параметрів системи.

Валюти потрібно погодити до початку реального обліку. Після першого проведеного документа змінювати їх уже небезпечно або неможливо.

Товари

У цьому блоці визначається логіка складського обліку.

Найважливіші параметри:

• Дозволити від’ємні залишки товарів
• Використовувати резервування товарів
• Використовувати ідентифікований вибір партії
• Використовувати розширений облік партій
• Вести облік за серійними номерами
• Використовувати додаткові одиниці виміру
• Використовувати коміркове зберігання
• Заборонити створення дублів
• Точність кількості і цін

Практичне правило:

• якщо не впевнені, не вмикайте складні режими “на всяк випадок”;
• увімкнені режими мають відповідати реальним процесам компанії.

Для коміркового зберігання загальної опції недостатньо: після її ввімкнення відкрийте картку кожного потрібного складу та встановіть позначку Ведеться коміркове зберігання. Далі створіть комірки складу. Покрокова інструкція: Коміркове зберігання товарів.

Наприклад, якщо дозволити від’ємні залишки, продаж можна буде провести навіть без реального товару на складі, але собівартість і валовий прибуток можуть стати некоректними.

Точність кількості товарів

Параметр Точність кількості товарів у документах визначає максимальну кількість знаків після коми для товарних кількостей. Доступні значення від 0 до 6.

Кінцеві незначущі нулі система не показує. Наприклад, при точності 5:

Тобто вибрана точність зберігає можливість вводити дрібні значення, але не перевантажує документи та звіти зайвими нулями. Нулі всередині дробової частини, які визначають розряд значення, залишаються.

Якщо сировина обліковується в тоннах, а у виробництві списується з точністю до одного грама, встановіть точність 6: один грам дорівнює 0,000001 тонни. Точність цін налаштовується окремо.

Кошти

Цей блок впливає на каси, рахунки, валютні операції та частину фінансової аналітики.

Найчастіше тут налаштовують:

• Дозволити від’ємні залишки по коштам
• Обчислювати курсову різницю
• Вказувати явно статті PnL у документах витрати
• Використовувати додатковий курс валют

Окремо тут важливі опції для ПРРО:

• Використовувати фіскалізацію для замовлень
• Використовувати фіскалізацію для продажів

Їх варто вмикати лише якщо у вас реально налаштована відповідна інтеграція.

Документи

Тут задається поведінка замовлень, продажів, закупівель і друкованих форм.

Найважливіші параметри:

• Планова дата відвантаження / надходження
• Використовувати варіанти оплати
• Використовувати варіанти відвантаження
• Контролювати зміст реалізації товарів за замовленнями
• Враховувати ПДВ в документах постачальників
• Використовувати аналіз повторного продажу
• Нумерація документів

Для друкованих форм окремо задаються:

• друк неопублікованих документів;
• логотип;
• артикул;
• штрих-код;
• митні коди;
• друк коментарів по товарах.

CRM

У цьому блоці зазвичай вмикають:

• Джерела інформації
• Промокоди

Це впливає на замовлення, продажі та маркетингову аналітику.

Програма лояльності

У цьому окремому блоці є параметр Використовувати програму лояльності.

Функціонал доступний тільки в тарифі BUSINESS. Після ввімкнення параметра адміністратор має також надати ролям право Програма лояльності. Тоді користувачі зможуть працювати з програмами й рівнями, бонусними рахунками, фізичними картками та пошуком клієнта у POS.

Покроково: Увімкнення програми лояльності та права.

Аналітика

Тут вирішується, чи будете ви деталізувати документи і звіти за:

• Підрозділами
• Сегментами бізнесу
• Проєктами
• Брендами

Також тут можна зробити окремі поля обов’язковими, наприклад проєкт або джерело інформації.

Інше

Тут вмикаються спеціальні режими, які потрібні не всім компаніям.

Наприклад:

• Зовнішньоекономічна діяльність

Ця опція потрібна, якщо ви хочете друкувати інвойси та міжнародні документи.

Практична послідовність

Щоб не заплутатись, налаштовуйте цей розділ так:

1. Узгодьте валюти.
2. Визначте правила складського обліку.
3. Узгодьте логіку грошей і ПРРО.
4. Налаштуйте документи, друк і нумерацію.
5. За потреби увімкніть програму лояльності та налаштуйте ролі.
6. Увімкніть лише ту аналітику, яка справді буде використовуватись.

Типові помилки

• Вмикають від’ємні залишки без розуміння наслідків.
• Увімкнули складні режими партій або серій, але команда не готова ними користуватись.
• Не налаштували варіанти оплати та відвантаження до початку роботи менеджерів.
• Змінили критичні параметри вже після старту обліку.