Налаштування прав доступу

Права доступу в QUINCEFIN потрібні для того, щоб кожен користувач бачив і міг змінювати лише те, що стосується його роботи.

Це особливо важливо, якщо в системі є:

• менеджери продажів;
• касири;
• склад;
• фінанси;
• керівник або адміністратор;
• кілька організацій або складів.

Хто може це налаштовувати

Права доступу змінює лише користувач з адміністративними правами.

Для головного власника акаунта повний доступ зберігається завжди.

Щоб дати повний доступ іншому користувачу, в його картці потрібно увімкнути Повний доступ.

Повний доступ дає майже необмежені можливості, тому його варто видавати лише тим, хто реально адмініструє систему.

З чого починати

Послідовність правильна така:

1. Створити користувачів.
2. Визначити, хто має повний доступ.
3. Увімкнути потрібні режими Контролю прав.
4. Створити ролі.
5. Налаштувати дозволи для ролей.
6. Призначити ролі і доступи конкретним користувачам.

Користувачі

У розділі Налаштування / Користувачі та ролі можна:

• створювати користувачів;
• змінювати ім’я, телефон і мову;
• призначати ролі;
• задавати значення за замовчуванням;
• змінювати пароль;
• відключати користувача;
• розавторизовувати його на всіх пристроях;
• видаляти користувача.

Значення за замовчуванням

Це не права, але дуже важливе доповнення до ролей.

Тут можна заздалегідь задати для користувача:

• організацію;
• склад;
• касу;
• банківський рахунок;
• тип цін;
• точку продажу;
• статті руху коштів;
• варіанти оплати й відвантаження;
• інші типові значення.

Це не обмежує доступ, але дуже прискорює роботу співробітника.

Контроль прав

Щоб обмеження почали діяти, потрібно ввімкнути Контроль прав і потрібні режими доступу.

Найважливіші режими:

1. Контроль прав на основі ролей
2. Доступ до складів
3. Доступ до кас / рахунків
4. Доступ до організацій
5. Доступ до типів цін
6. Доступ до сегментів

Тобто ролі визначають, що користувач може робити, а окремі режими доступу визначають, де саме він може це робити.

Ролі

Роль - це набір дозволів для певного типу користувача.

Наприклад:

• менеджер продажів;
• касир;
• складський оператор;
• фінансист;
• керівник.

Після створення ролі її потрібно зберегти, і лише після цього можна відкрити кнопку Дозволи.

Які дозволи бувають

Для більшості сутностей доступні такі типи прав:

• Меню
• Перегляд
• Редагування
• Видалення

Для документів можуть бути окремі спеціальні права, наприклад:

• Публікація
• Відміна публікації

Це важливо: можна дозволити користувачу бачити документ, але не давати права його проводити або видаляти.

До чого можна обмежувати доступ

Найчастіше обмежують:

• документи;
• списки;
• звіти;
• CRM;
• компанію та налаштування;
• склади;
• каси й рахунки;
• організації;
• типи цін;
• сегменти.

Практичний приклад

Сценарій для менеджера продажів:

• бачить свої документи продажу і замовлення;
• може створювати і редагувати чернетки;
• не може видаляти проведені документи;
• не бачить фінансові рахунки інших організацій;
• працює лише зі своїм складом і типом цін.

Саме для таких сценаріїв краще робити окремі ролі, а не давати всім повний доступ.

Типові помилки

• Дають Повний доступ замість нормальної ролі.
• Увімкнули контроль доступу, але не налаштували ролі до кінця.
• Не розрізняють права ролі і доступ до конкретних складів, кас або організацій.
• Не перевіряють результат під користувачем після зміни налаштувань.

Списки, що стосуються налаштувань організації

Інтеграції

Налаштування інтеграцій з системою

Налаштування

Доступ до перегляду та внесенню змін до загальних налаштувань

За допомогою таких гнучких налаштувань ролей, можна залишати тільки необхідні пункти меню.

І таким чином спростити роботу співробітників.

Доступ на рівні підрозділів

В системі також передбачено додаткове розмежування прав доступу на рівні підрозділів компанії.

Для цього необхідно сформувати перелік підрозділів (підтримується ієрархія/вкладення).

Таким чином, користувачеві буде доступна тільки та інформація, яка відноситься до дозволених для нього підрозділів.

Список підрозділів

Щоб створити список підрозділів, слід перейти в меню Налаштування.

Цей список доступний для редагування тільки користувачам з адміністративними правами.

| Рекомендується налаштовувати права доступу із попередньо сформованим списком підрозділів.

В подальшому при зміні структури підрозділів та додаванні нових підрозділів слід завжди переглядати систему обмеження прав доступу.

Прив’язка користувачів до підрозділів

Для кожного користувача необхідно вказати, до яких підрозділів він має доступ. Це вказується в розділі Прив’язка до підрозділів в меню Налаштування.

Після встановлення прапорців біля назв підрозділів, необхідно ОБОВ’ЯЗКОВО натиснути на кнопку Зберегти перед тим, як переходити до налаштування наступного користувача.

Прив’язка складів до підрозділів

Для кожного складу необхідно вказати, до яких підрозділів він належить.

Налаштування доступу підрозділів до складів можна здійснити у меню Налаштування/Прив’язка до підрозділів.

Після встановлення прапорців біля назв підрозділів, необхідно натиснути на кнопку Зберегти перед тим, як переходити до налаштування наступного користувача.

Прив’язка кас та грошових рахунків до підрозділів

Каси та грошові рахунки відображаються в даній формі в єдиному списку.

Для кожного рахунку або каси необхідно вказати, до яких підрозділів вони відносяться.

Налаштування доступу підрозділів до рахунків можна здійснити у меню Налаштування/Прив’язка до підрозділів.

Після встановлення прапорців біля назв підрозділів, необхідно натиснути на кнопку Зберегти перед тим, як переходити до налаштування наступного користувача.

Прив’язка користувачів до організацій

Налаштувати доступ користувача до організацій можна у меню Налаштування/Прив’язка до підрозділів.

Надавати доступ до організацій може тільки користувач з адміністративними правами.

Після встановлення прапорців біля назв організацій, необхідно натиснути на кнопку Зберегти перед тим, як переходити до налаштування наступного користувача.

Прив’язка користувачів до типів цін

Для кожного користувача необхідно вказати, які типи цін йому доступні. Це вказується в розділі Прив’язка до типів цін в меню Налаштування.

Після встановлення прапорців біля назв типів цін, необхідно **ОБОВ’ЯЗКОВО **натиснути на кнопку **Зберегти **перед тим, як переходити до налаштування наступного користувача.