QUINCEFIN
Відкрити меню

Статуси документів

Статуси документів у QUINCEFIN потрібні для позначення етапу, на якому зараз знаходиться документ у робочому процесі.

Це не бухгалтерське проведення і не заміна публікації документа. Це окремий управлінський шар, який допомагає команді бачити процес.

Коли використовувати

Статуси корисні, якщо:

  • документи проходять кілька етапів обробки;
  • потрібно відокремити нові, активні, завершені і скасовані документи;
  • команда працює зі списками документів як із живою чергою задач;
  • потрібне кольорове маркування етапів.

Для яких документів це працює

Статуси можна використовувати для частини основних документів, зокрема:

  • замовлень;
  • продажів;
  • рахунків;
  • виробництва;
  • замовлень постачальникам;
  • надходжень;
  • приймання товарів;
  • списання товарів;
  • повернень від покупця.

Набір типів документів фіксований системою, а ось самі статуси можна налаштовувати.

Як це працює

У налаштуваннях:

  • вмикається використання статусів для конкретного типу документа;
  • налаштовується перелік статусів;
  • кожному статусу можна задати колір і пріоритет.

За замовчуванням часто використовують базовий набір:

  • Нова
  • У роботі
  • Готово
  • Скасовано

Колір і пріоритет

Колір

Колір допомагає швидко бачити стан документа в таблиці.

Пріоритет

Пріоритет впливає на порядок сортування статусів у списках і частково на зручність роботи команди.

Фільтр завершених і скасованих

Для документів зі статусами в списках доступний фільтр:

  • Не показувати завершені та скасовані документи

Це корисно, якщо команда хоче бачити лише активну чергу і не захаращувати список завершеними кейсами.

Практичний сценарій

Потрібно налаштувати статуси для замовлень.

  1. Відкрийте Статуси документів.
  2. Увімкніть використання статусів для Замовлення.
  3. Додайте або перевірте статуси Нова, У роботі, Готово, Скасовано.
  4. Задайте кольори.
  5. Встановіть пріоритети у зручному порядку.
  6. Збережіть зміни.
  7. Відкрийте список замовлень і перевірте, як статуси працюють у таблиці.

Типові помилки

  • Налаштовують занадто дрібну сітку етапів, яку ніхто не підтримує в роботі.
  • Плутають статус документа з проведенням або публікацією.
  • Не використовують фільтр завершених і потім скаржаться на перевантажені списки.

Що читати далі