Покрокова інструкція

Ця стаття потрібна як стартовий чекліст. Якщо ви запускаєте нову компанію в QUINCEFIN, саме за цією послідовністю найменше шансів пропустити критичні налаштування.

Логіка старту

Правильний порядок такий:

Налаштувати саму облікову систему.
Створити компанії, склади, підрозділи й співробітників.
Налаштувати користувачів, ролі й права доступу.
Заповнити довідники, товари, партнерів, послуги та ціни.
Створити каси, банківські рахунки й точки продажу.
Внести початкові залишки.
Лише після цього переходити до поточних документів і звітів.

Крок 1. Налаштування облікової системи

Почніть із Налаштування облікової системи.

Саме тут задаються базові правила:

валюти;
логіка роботи з товарами;
контроль залишків;
документи, оплати, відвантаження;
аналітика;
CRM-параметри;
службові режими обліку.

Частину параметрів краще не змінювати після старту реального обліку, особливо валюту обліку та базові режими ведення залишків.

Крок 2. Налаштування компанії

Далі створіть основні елементи компанії:

Без цього документи буде незручно або неможливо оформлювати коректно.

Крок 3. Користувачі, ролі і права

Після структури компанії налаштуйте доступи:

користувачів;
ролі;
права доступу;
значення за замовчуванням для кожного співробітника.

Почати слід із Налаштування прав доступу.

Це особливо важливо, якщо:

у системі працює кілька менеджерів;
є окремі склади або організації;
потрібне касове робоче місце;
треба обмежити доступ до цін, грошей або документів.

Крок 4. Довідники і службові списки

Перед імпортом товарів та партнерів перевірте службові списки:

А також класифікатори:

Крок 5. Товари, партнери, послуги і ціни

Після службових списків можна переходити до основних баз:

Якщо даних багато, використовуйте імпорт:

Крок 6. Каси, рахунки і точки продажу

Перед першими оплатами і продажами перевірте:

Цей етап критичний для касирів, інтернет-оплат, ПРРО і друку чеків.

Крок 7. Початкові залишки

Коли структура й довідники готові, внесіть:

Саме після цього можна починати поточну роботу без перекрученої аналітики.

Які документи заводити далі

Після внесення залишків типовий порядок такий:

постачання: Замовлення постачальнику -> Надходження -> оплата;
продажі: Замовлення покупця -> Продаж -> оплата;
виробництво: Специфікація або Випуск продукції;
коригування складу: Приймання товарів, Переміщення товарів, Списання товарів, Інвентаризація.

Що перевіряти після старту

Після перших введених документів перевіряйте звіти:

Типові помилки

Починають вводити продажі до налаштування організацій і рахунків.
Імпортують товари до створення типів цін і одиниць виміру.
Налаштовують права доступу занадто пізно, коли співробітники вже працюють.
Вносять залишки після того, як уже створили частину поточних документів.