Організації

Список Організації потрібен для ведення ваших юридичних осіб або ФОПів, від імені яких оформлюються документи, платежі, друковані форми і звіти.

Коли ця стаття потрібна

Вона потрібна, якщо:

• ви запускаєте першу компанію в QUINCEFIN;
• у вас кілька юросіб або ФОПів;
• треба зрозуміти, чому в документах не підставляються рахунки або реквізити;
• треба відключити організацію без втрати історії.

Де знаходиться список

Список відкривається в розділі Налаштування / Компанія / Організації.

Кількість доступних організацій може залежати від тарифу.

Що відбувається при відключенні організації

Організацію можна відключити, якщо вона більше не використовується.

Результат такий:

• старі документи по ній залишаються в системі;
• нові документи по цій організації створити вже не можна.

Це безпечніше, ніж видалення, якщо історія обліку має залишитись.

Як заповнювати картку організації

Вкладка “Головне”

Тут критично важливі поля:

• Назва: як організація буде відображатись у системі;
• Назва для друку: повна назва для документів;
• Псевдонім: коротке позначення для списків;
• Код ЄДРПОУ
• Основний банківський рахунок
• Платник ПДВ
• Податковий номер
• Нотатки

Найважливіше практично:

• Основний банківський рахунок потрібен для автопідстановки в замовлення, рахунки і друковані форми;
• Назва для друку має бути заповнена так, як ви хочете бачити її в офіційних документах;
• Псевдонім полегшує роботу в списках, коли організацій кілька.

Контакти

На вкладці Контакти варто заповнити:

• телефон;
• email;
• юридичну адресу;
• поштову адресу.

Якщо ці поля заповнені, їх зручніше використовувати у друкованих формах і комунікації.

Логотип і файли

У картці можна додавати:

• логотип;
• установчі або довідкові файли.

Логотип потім використовується у друкованих формах, якщо друк логотипа ввімкнений у загальних налаштуваннях системи.

Відповідальні особи

На цій вкладці задаються:

• директор;
• бухгалтер;
• інші відповідальні особи, якщо вони використовуються у ваших формах.

Це впливає на підписи в друкованих документах.

ЗЕД

Вкладка ЗЕД потрібна не всім.

Вона використовується, якщо компанія веде зовнішньоекономічну діяльність і треба друкувати:

• інвойси;
• міжнародні акти;
• інші форми для зовнішніх контрагентів.

Практичний сценарій

Для нової організації достатньо такого порядку:

1. Створити картку.
2. Заповнити назву, назву для друку і псевдонім.
3. Вказати ЄДРПОУ, ПДВ і основний рахунок.
4. Заповнити контакти.
5. Додати відповідальних осіб.
6. Зберегти картку.

Після цього організацію вже можна використовувати в документах.

Типові помилки

• Не заповнили основний банківський рахунок.
• Вказали не ту назву для друку.
• Не заповнили відповідальних осіб і отримали порожні підписи в формах.
• Відключили організацію, не пояснивши команді, чому вона зникла з нових документів.