QUINCEFIN
Відкрити меню

Каси

Каси у QUINCEFIN це довідник готівкових точок обліку.

Саме каси використовуються в документах, де гроші фактично приходять або вибувають готівкою, а також у частині роздрібних сценаріїв і фінансових звітів.

Коли використовувати

Каси потрібні, якщо:

  • ви ведете готівкові надходження або витрати;
  • у компанії є одна чи кілька фізичних кас;
  • потрібно окремо вести гроші по магазинах, офісах або організаціях;
  • каса використовується в точці продажу або в роботі касира.

Чим каса відрізняється від банківського рахунку

Практичне правило просте:

  • Каса це готівка;
  • Банківський рахунок це безготівкові кошти.

Якщо гроші рухаються через банк, потрібен Банківський рахунок. Якщо через готівкову точку, потрібна каса.

Як влаштований список

Каси можна:

  • групувати по папках;
  • створювати;
  • архівувати;
  • видаляти, якщо по них не було рухів.

Папки корисні, якщо кас багато і їх треба розділити, наприклад:

  • каси магазинів;
  • каси офісів;
  • каси різних організацій.

Що обов’язково заповнити в картці

Для базової роботи зазвичай достатньо:

  • Організація
  • Назва каси
  • Валюта

За потреби також заповнюють:

  • Банк
  • IBAN
  • Примітки

Основні поля картки

Організація

Каса завжди належить конкретній організації.

Якщо у вас кілька організацій, їхні каси краще вести окремо, а не змішувати в одну структуру.

Назва каси

Назва має бути зрозумілою для користувачів у документах і списках вибору.

Краще уникати абстрактних назв на кшталт Каса 1, якщо в компанії їх кілька. Практичніші варіанти: Основна каса офісу, Каса магазину Центр, Каса виробництва.

Валюта

Кожна каса працює тільки в одній валюті.

Якщо компанія використовує готівку в різних валютах, під кожну валюту зазвичай потрібна окрема каса.

Після появи проведених документів валюту змінювати не варто.

Банк і IBAN

Ці поля можуть бути потрібні для повноти реквізитів або окремих сценаріїв друку та обліку.

Де використовується каса

Каса використовується в документах на кшталт:

  • Надходження до каси
  • Витрата з каси
  • роздрібні операції
  • частина касових і POS-сценаріїв

Також вона впливає на фінансові звіти і грошовий облік.

Практичний сценарій

Потрібно створити касу магазину.

  1. Відкрийте Налаштування / Компанія / Каси.
  2. Створіть нову касу.
  3. Вкажіть Організацію.
  4. Заповніть Назву каси.
  5. Вкажіть Валюту.
  6. За потреби заповніть Банк, IBAN і Примітки.
  7. Збережіть картку.
  8. Перевірте касу в документі Надходження до каси або Витрата з каси.

Типові помилки

  • Використовують касу для безготівкових операцій замість банківського рахунку.
  • Створюють одну касу для різних валют.
  • Не розділяють каси по організаціях, хоча облік цього потребує.
  • Перейменовують або змінюють валюту каси після активного використання в русі.

Що читати далі