Нумерація документів і префікси

QUINCEFIN автоматично присвоює документу номер під час збереження. Для звичайної нумерації адміністратор може додати перед числовою частиною текст, наприклад ВН для видаткової накладної: ВН123.

Префікс, числовий лічильник і обов’язковий формат національного стандарту — окремі правила. Зміна префікса не змінює порядок видачі чисел.

Як формується номер

Наприклад, якщо наступне число для продажу — 123, префікс ВН дає номер ВН123, а ВН- — ВН-123. Дефіс або інший потрібний роздільник треба вписати в сам префікс.

Як додати «ВН» на початку номера накладної

1. Увійдіть як адміністратор акаунта.
2. Відкрийте Налаштування → Налаштування обліку → Префікси номерів документів. Пункт розташований перед Операціями документів.
3. Виберіть нацстандарт, за яким працює організація документа.
4. Знайдіть рядок Продаж і відкрийте правило кнопкою з олівцем або подвійним клацанням по рядку.
5. У діалозі введіть ВН у поле Префікс, перевірте Приклад номера та натисніть Зберегти.
6. Створіть і збережіть новий продаж. Система додасть ВН до виданого числового номера.

Приклад номера показує формат із демонстраційним числом, а не прогноз наступного номера.

Правило змінюється лише в окремому діалозі. Натискання Enter у списку не застосовує значення: для підтвердження потрібна кнопка Зберегти в діалозі. Якщо документи вибраного виду вже існують, система показує попередження про наслідки зміни перед збереженням.

На сторінці доступні види документів відповідно до тарифу й нацстандартів акаунта. У межах вибраного нацстандарту вони відсортовані за локалізованою назвою відповідно до поточної мови інтерфейсу. Роздрібні чеки та фіскальні номери мають власні правила; ця сторінка їх не налаштовує.

Область дії налаштування

Префікс спільний для всіх користувачів і всіх організацій акаунта з відповідним нацстандартом. Окремого префікса для користувача, організації або року немає.

Для визначення формату система бере нацстандарт організації документа. Якщо його не задано, застосовує базовий нацстандарт акаунта. Якщо ви ведете облік кількох організацій із різними нацстандартами, налаштуйте кожний потрібний нацстандарт окремо.

Префікс може містити до 16 символів, включно з літерами, цифрами й роздільниками. Перенесення рядка й табуляція заборонені. Порожнє поле означає номер без префікса.

Змінювати ці налаштування може адміністратор акаунта. Звичайний користувач отримує налаштований номер автоматично під час роботи з документом.

Що станеться після зміни префікса

Якщо документи вибраного виду вже є, діалог показує попередження. Збережений документ зберігає свій номер, а зміна префікса не обнуляє числовий лічильник. Наприклад:

1. Продаж збережено як ВН123.
2. Адміністратор змінює префікс на ПР-.
3. Старий продаж залишається ВН123, а наступний отримує ПР-124, якщо 124 — наступне число його послідовності.

Очищення префікса також впливає лише на нові документи. Документи, створені до налаштування префікса, автоматично його не отримують. Копія є новим документом і отримує актуальний префікс, а не префікс оригіналу.

Після збереження повний номер показується в полі номера й заголовку документа, списках, стандартних друкованих формах та експорті списків. У полі фільтра Номер можна шукати як повний номер, наприклад ВН123, так і числову частину 123.

Початковий номер і річна нумерація

Якщо документів певного виду в акаунті ще немає, у формі першого документа можна задати початкову числову частину. Літери в це поле вводити не потрібно: їх задають на сторінці префіксів. Після збереження поле номера доступне для перегляду.

Річна нумерація налаштовується окремо: Облікові параметри → Редагувати → Документи → Нумерація документів. Вона передбачена для замовлень покупців, рахунків і продажів та залежить від тарифу. Увімкнути її можна, доки немає документів відповідного виду, включно з документами в кошику.

Рік визначається датою документа. Сам рік автоматично до тексту номера не додається. Префікс також не перемикається автоматично на початку року.

Болгарський облік: цифрові номери фактур

Для нацстандарту Болгарія (BGR) у QUINCEFIN встановлено обов’язкову нумерацію для рахунків і замовлень покупців, які використовують спільну серію фактур:

• номер складається з 10 цифр, наприклад 0000000123;
• літерний префікс недоступний, поле заблоковано;
• послідовність спільна для цих двох видів документів і всіх організацій акаунта з цим нацстандартом;
• на початку року послідовність продовжується;
• виданий номер зберігається при видаленні документа в кошик і повторно не видається.

Наприклад, рахунок отримав 0000000123, а наступне замовлення покупця зі спільної серії — 0000000124. Додати ВН до цих номерів через налаштування акаунта неможливо.

Це правило не означає заборону префіксів для всіх документів болгарського обліку. Перевіряйте доступність поля й колонку Правило нумерації для конкретного виду документа.

Якщо результат відрізняється від очікуваного

Пов’язані інструкції: Облікові параметри, Організації, Документ «Продаж».