Імпорт товарів (new, beta)

Новий імпорт товарів потрібен для масового створення або оновлення карток товарів із Excel-файлу. Він працює покроково: спочатку файл завантажується у сесію імпорту, потім система розпізнає колонки, показує попередню перевірку і тільки після підтвердження записує зміни у каталог.

Розділ знаходиться у меню Налаштування -> Імпорт та Експорт -> Імпорт товарів (new, beta).

Коротко: як виконати імпорт

1. Відкрийте Налаштування -> Імпорт та Експорт -> Імпорт товарів (new, beta).
2. На кроці Файл завантажте Excel-файл або скачайте приклад і заповніть його своїми товарами.
3. На кроці Колонки перевірте, чи правильно система розпізнала кожну колонку. Список колонок відображається у тому самому порядку, що й у Excel.
4. Для SKU, власних полів, типів цін і довідників увімкніть створення, якщо система має створювати відсутні елементи автоматично.
5. Якщо колонка не потрібна для імпорту, оберіть для неї Ігнорувати колонку.
6. Натисніть Перевірити, щоб зберегти мапінг і перейти до попередньої перевірки.
7. На кроці Налаштування вкажіть папку за замовчуванням, дату цін, критерій пошуку товарів і правила оновлення існуючих карток.
8. На кроці Preview перевірте, які товари будуть створені або оновлені.
9. На кроці Повідомлення перегляньте помилки та попередження.
10. Якщо помилок немає, перейдіть на крок Імпорт і натисніть Імпортувати.

Імпорт не записує зміни у каталог до останнього кроку. До натискання Імпортувати можна змінювати файл, мапінг або налаштування і повторно оновлювати preview.

Що можна імпортувати

У файлі можна передавати:

• папки товарів до 5 рівнів вкладеності;
• назву товару та назву для друку;
• вид: товар, послуга, набір або SKU;
• артикул, штрих-код, основну та додаткові одиниці виміру;
• штрих-коди додаткових одиниць, наприклад штрих-код коробки;
• SKU-параметри, наприклад колір або розмір;
• ціни;
• бренд, країну, постачальника, виробника, ПДВ;
• мінімальний залишок, вагу та габарити;
• власні поля товару;
• нотатки, опис, внутрішній опис і посилання на зображення.

Якщо потрібних папок, SKU-параметрів, власних полів, типів цін або деяких довідників ще немає, система може створити їх під час імпорту. Це залежить від налаштувань мапінгу колонок.

Підготовка файлу

Файл має бути у форматі .xlsx. Перший рядок повинен містити назви колонок.

На першому кроці імпорту можна завантажити приклад файлу. Використовуйте його як шаблон, якщо створюєте імпорт вручну.

Не обов’язково використовувати всі колонки. Якщо у файлі є тільки назва, артикул, одиниця виміру і ціна, система імпортує тільки ці дані. Якщо потрібні SKU, власні поля або папки, додайте відповідні колонки.

Після завантаження система показує всі колонки файлу, навіть якщо:

• колонка не була розпізнана автоматично;
• у колонці немає жодного заповненого значення;
• назва колонки не входить до типового шаблону.

Колонки у списку мапінгу йдуть у тому самому порядку, що й у Excel. Це зручно, коли потрібно звірити імпорт із вихідним файлом по колонках A, B, C тощо.

Для стабільного імпорту бажано давати колонкам унікальні назви. Якщо у файлі є дві колонки з однаковою назвою, уважно перевірте мапінг після завантаження. Для основної та додаткової одиниці краще використовувати окремі назви, наприклад Од вим товару і Од вим коробки.

Підтримувані типові колонки:

Крок 1. Файл

Натисніть область завантаження або перетягніть у неї Excel-файл.

Після завантаження система створить сесію імпорту і перейде до кроку Колонки. Якщо у файлі нічого не підтягнулося, перевірте, що це саме .xlsx, перший рядок містить назви колонок, а файл не порожній.

Якщо потрібно почати заново, завантажте інший файл. Нова сесія замінить попередній preview.

Крок 2. Колонки

На цьому кроці система показує колонки Excel, приклад значення і те, як вона розпізнала кожну колонку.

Список колонок відображається у порядку Excel. Якщо у файлі були колонки A: Колекція, B: Категорія товара, C: Назва папки 3, вони будуть показані у такій самій послідовності.

Порожні колонки також залишаються у списку. Біля такої колонки відображається іконка уваги. Це означає, що у файлі є заголовок, але у рядках немає значень. Таку колонку можна:

• залишити замапленою, якщо вона потрібна для майбутніх файлів або буде заповнена пізніше;
• змінити мапінг вручну;
• вибрати Ігнорувати колонку, якщо вона не має оброблятися.

Для кожної колонки перевірте:

• Розпізнано як - яке поле системи буде заповнюватися;
• Назва/довідник - назва SKU-параметра, власного поля, типу ціни або іншого довідника;
• Створити - чи можна створити відсутній довідник або параметр;
• Значення - чи створювати нові значення для SKU або власного поля.

Якщо колонка не потрібна, оберіть варіант Ігнорувати колонку. Така колонка залишиться видимою у мапінгу, але не буде брати участі у перевірці та імпорті.

Приклади правильного мапінгу:

Якщо система помилилася з розпізнаванням, змініть значення вручну у колонці Розпізнано як.

Для колонок з цінами перевіряйте не тільки тип Ціна, а й поле Назва/довідник. У ньому потрібно вибрати конкретний тип ціни з довідника. Це особливо важливо, якщо у довіднику є кілька типів цін з однаковою назвою, але з різними валютами, наприклад Ціна продажу у гривні та Ціна продажу у доларах. У такому випадку система не вибирає тип ціни автоматично за першою знайденою назвою: потрібно відкрити вибір типу ціни і вказати потрібний варіант.

Після ручної зміни мапінгу можна натиснути:

• Перевірити - зберегти мапінг і одразу перейти до попередньої перевірки;
• Зберегти мапінг і оновити preview - зберегти зміни та залишитися у сценарії оновлення preview;
• До налаштувань - перейти до наступного кроку, якщо потрібно спочатку змінити загальні правила імпорту.

Для додаткових одиниць перевірте три пов’язані колонки: назву одиниці, коефіцієнт і штрих-код. Наприклад, для колонок Од вим коробки, Штук в коробці і Штрихкод коробки потрібно отримати мапінг на додаткову одиницю, її коефіцієнт і штрих-код цієї одиниці.

Після перевірки натисніть Перевірити, Зберегти мапінг і оновити preview або Далі.

Крок 3. Налаштування

На цьому кроці задаються правила імпорту:

• Критерій пошуку - як система знаходить існуючий товар: за назвою, артикулом або штрих-кодом.
• Дата цін - дата, на яку будуть записані ціни.
• Мін. залишок - значення за замовчуванням, якщо у файлі немає окремої колонки.
• Папка - папка, всередині якої створюватимуться рівні Папка 1 - Папка 5.
• Од. вим., Сегмент, ПДВ, Країна, Бренд, Постачальник, Виробник - значення за замовчуванням для рядків, де ці дані не вказані у файлі.
• Оновлювати в існуючих товарах - поля, які дозволено змінювати під час повторного імпорту.

Як працює папка за замовчуванням

Якщо у налаштуваннях вказана папка, усі папки з колонок Папка 1 - Папка 5 створюються всередині неї.

Наприклад, у налаштуваннях вибрана папка Імпорт 2026, а у файлі вказано:

Після імпорту товар потрапить у структуру Імпорт 2026 / Бакалія / Печиво / Акція.

Якщо у файлі немає колонок папок, товар буде створено прямо у папці за замовчуванням.

Як працює повторний імпорт

Для повторного імпорту важливо правильно вибрати Критерій пошуку:

• Назва - підходить, якщо назви товарів у файлі стабільні і не дублюються.
• Артикул - найкращий варіант, якщо у кожного товару є унікальний артикул.
• Штрих-код - підходить для роздрібного каталогу, де штрих-код є основним ідентифікатором.

Якщо система знаходить існуючий товар за обраним критерієм, вона не створює нову картку, а оновлює дозволені поля. Які саме поля можна оновлювати, визначається прапорцями у блоці Оновлювати в існуючих товарах.

Після налаштування натисніть До preview.

Крок 4. Preview

Preview показує, що система планує зробити з кожним рядком:

• Створити - буде створена нова картка товару;
• Оновити - знайдено існуючу картку і її буде оновлено;
• Помилка - рядок не можна імпортувати, поки помилку не виправлено;
• Попередження - рядок можна імпортувати, але система повідомляє про автоматичні дії, наприклад створення папки або довідника.

Якщо є помилки, імпорт буде заблоковано. Потрібно повернутися до файлу, мапінгу або налаштувань і виправити причину.

У preview перевіряйте не тільки статус, а й дію:

• якщо очікували оновлення, а система показує Створити, значить товар не знайдено за обраним критерієм пошуку;
• якщо очікували створення, а система показує Оновити, значить у базі вже є товар із такою назвою, артикулом або штрих-кодом;
• якщо багато рядків мають однакову помилку, зазвичай достатньо виправити одну колонку мапінгу або одне налаштування.

Крок 5. Повідомлення

На цьому кроці видно зведення повідомлень. Повідомлення згруповані за типами, щоб зручно перевіряти великі файли.

Типові повідомлення:

• Папку товарів буде створено - у каталозі немає такої папки, система створить її під час імпорту.
• Бренд буде створено - у довіднику немає такого бренду, але створення дозволено.
• Постачальника буде створено - у списку партнерів немає такого постачальника, але створення дозволено.
• Одиницю виміру не знайдено - потрібно створити одиницю виміру або вказати іншу.
• Некоректне числове значення - у числовій колонці вказано текст або неправильний формат числа.
• Неоднозначний тип ціни - у довіднику знайдено кілька типів цін з такою назвою. Поверніться на крок Колонки і в полі Назва/довідник виберіть конкретний тип ціни з потрібною валютою.
• Тип ціни не знайдено - для цінової колонки не знайдено відповідний тип ціни. Виберіть існуючий тип ціни або дозвольте створення, якщо потрібно створити новий тип.

Попередження не блокують імпорт. Помилки блокують імпорт, доки їх не виправити.

Як працювати з помилками

Повідомлення містить рівень, код, рядок, колонку і текст пояснення.

Якщо бачите Помилка, спочатку перевірте:

• чи правильно розпізнана колонка на кроці Колонки;
• чи заповнене обов’язкове поле у файлі;
• чи існує потрібна одиниця виміру, ПДВ, папка або інший довідник;
• чи дозволено автоматичне створення для відповідної колонки;
• чи немає зайвих пробілів або помилок у назвах.

Якщо бачите Попередження, це не блокує імпорт. Воно означає, що система виконає додаткову дію або звертає увагу на дані. Наприклад, створить папку товарів, бренд, постачальника, SKU-параметр або власне поле.

Для великих файлів використовуйте згруповані повідомлення. Якщо у групі вказано К-сть 1000, це означає, що однакова ситуація повторюється у 1000 рядках. Не потрібно відкривати кожен рядок окремо: достатньо перевірити приклад і зрозуміти, чи така дія очікувана.

Крок 6. Імпорт

Перед застосуванням перевірте кількість рядків, помилок і попереджень.

Натисніть Імпортувати, якщо:

• кількість рядків відповідає очікуваній;
• немає помилок;
• попередження зрозумілі і вас влаштовують автоматичні дії системи.

Після застосування система створить або оновить товари, папки, SKU, власні поля, ціни та довідники згідно з налаштуваннями.

Після успішного імпорту відкрийте каталог товарів і перевірте:

• чи товари потрапили у потрібні папки;
• чи заповнилися ціни на правильну дату;
• чи створилися SKU та власні поля;
• чи не змінилися зайві поля в існуючих товарах;
• чи коректно відображається назва для друку.

Робота з SKU

SKU використовується, коли один товар має варіанти, наприклад колір, розмір, об’єм або комплектацію.

Для імпорту SKU додайте окремі колонки, наприклад:

На кроці Колонки такі колонки потрібно розпізнати як SKU параметр, а в колонці Назва/довідник вказати назву параметра: Колір, Розмір тощо.

Якщо параметра або значення ще немає, увімкніть створення. Тоді система створить їх під час імпорту.

Якщо у вашому обліку увімкнене автоматичне формування внутрішнього коду для SKU-груп, перед імпортом перевірте налаштування у розділі Налаштування внутрішнього коду товару. Для такого сценарію у файлі мають бути колонки, які входять у формулу коду, наприклад Бренд, Артикул і SKU Колір. Розмір або інший SKU-параметр, який не вибраний у налаштуванні внутрішнього коду, не впливає на код і може використовуватися тільки для створення варіантів.

Робота з власними полями

Власні поля використовуються для додаткових характеристик товару, яких немає у стандартній картці.

Приклади колонок:

Якщо власного поля ще немає в системі, увімкніть Створити для цієї колонки. Якщо потрібно створювати нові значення власного поля, увімкніть також Значення.

Робота з цінами

Для цін можна використовувати одну або кілька колонок. Назва колонки має відповідати типу ціни або бути зрозумілою для мапінгу, наприклад Ціна продажу, Ціна закупівлі, Роздрібна ціна.

На кроці Налаштування обов’язково перевірте Дату цін. Саме на цю дату будуть записані ціни з файлу.

Якщо типу ціни немає, система може створити його, якщо у мапінгу для відповідної колонки увімкнено створення.

Робота з додатковими одиницями та їх штрих-кодами

Якщо у файлі є упаковки, коробки або інші одиниці, відмінні від основної, їх можна імпортувати разом із товаром.

Приклад:

Після імпорту система:

• створить або знайде основну одиницю шт;
• створить або знайде додаткову одиницю коробка;
• запише коефіцієнт 6, тобто 1 коробка = 6 шт;
• збереже 8691226654669 як штрих-код коробки;
• увімкне для товару множинні штрих-коди і прив’яже штрих-код коробки до одиниці коробка.

Після такого імпорту в картці товару код буде видно у двох місцях: у рядку додаткової одиниці на вкладці Дод. од. вим. і на вкладці Штрих-коди. Під час сканування штрих-коду коробки документ отримає товар в одиниці коробка, а складський рух буде перерахований у штуки за коефіцієнтом.

Якщо у файлі є штрих-код додаткової одиниці, але немає назви одиниці або коефіцієнта, система не зможе коректно створити зв’язок. Заповнюйте всі три значення в одному рядку товару.

Якщо постачальник надав файл, де основна одиниця і одиниця коробки мають однаковий заголовок Од вим, після завантаження обов’язково перевірте крок Колонки. Для надійного повторного імпорту краще перейменувати заголовки у файлі на Од вим товару та Од вим коробки.

Що не імпортується цим механізмом

Новий імпорт товарів не призначений для завантаження:

• залишків товарів на складах;
• комірок складу;
• серій, партій або термінів придатності;
• документів надходження, продажу або переміщення;
• історії руху товарів.

Для залишків і складських комірок використовуйте окремий імпорт залишків або складські документи.

Важливі поради

• Для великих файлів спочатку перевірте імпорт на невеликому фрагменті, наприклад 10-20 рядків.
• Якщо імпортуєте 10 000 товарів, уважно перевіряйте згруповані повідомлення, а не кожен рядок окремо.
• Не видаляйте зайві колонки з файлу, якщо вони можуть знадобитися пізніше: можна просто вибрати Ігнорувати колонку.
• Якщо біля колонки є іконка уваги, перевірте, чи це справді порожня колонка, яку можна ігнорувати.
• Для повторного імпорту обирайте критерій пошуку, який найкраще ідентифікує товар у вашій базі.
• Якщо не хочете випадково змінити існуючі товари, зніміть зайві прапорці у блоці Оновлювати в існуючих товарах.
• Для товарів з упаковками перевіряйте, що штрих-код упаковки не дублює основний штрих-код товару та не використовується в іншому товарі.
• Комірки складів у цьому імпорті не заповнюються. Їх потрібно вказувати в імпорті залишків або у складських документах.
• Не запускайте імпорт, якщо не розумієте попередження про автоматичне створення довідників або папок.
• Для товарів із варіантами SKU спочатку протестуйте 2-3 товари, а вже потім завантажуйте весь каталог.