Робота з власними полями

Власні поля у QUINCEFIN це механізм, який дозволяє додавати в систему ваші власні атрибути там, де стандартних полів не вистачає.

З їх допомогою можна розширювати:

товари;
партії товарів;
послуги;
партнерів;
окремі документи.

Коли використовувати

Власні поля потрібні, якщо:

у вашому процесі є додаткові реквізити, яких немає в системі за замовчуванням;
ці дані важливо зберігати структуровано, а не в нотатках;
ви хочете фільтрувати списки, журнали або звіти по своїх атрибутах.

Як це працює

Базова логіка така:

створюється власне поле;
для нього задається тип значення;
за потреби створюються варіанти вибору;
поле прив’язується до потрібного списку або документа;
за потреби обмежується папками;
після цього поле з’являється в картках, документах, фільтрах і звітах.

Типи значень

У системі доступні різні типи значень, зокрема:

Власний список значень
Рядок
Сума
Кількість
Ціле число
Дата
Чек-бокс
Посилання
Відповідальний
Партнер
Дрібне число

Тип краще обирати не “аби було”, а під реальну логіку використання у фільтрах і звітах.

Прив’язка до списків і документів

Готові поля можна призначати:

спискам;
окремим документам;
вибраним папкам усередині списків.

Це важливо, якщо поле має сенс не для всіх товарів або не для всіх партнерів, а лише для певних категорій.

Де це з’являється в роботі

Після налаштування власні поля можуть бути доступні:

у вкладці Властивості карток;
у вкладці Власні поля документів;
у розширених фільтрах списків і журналів;
у звітах.

Фільтр по незаповнених власних полях партнерів

У списку Партнери власні поля можна використовувати не тільки для пошуку конкретного значення, а й для пошуку карток, де значення ще не заповнене.

Для цього у розширеному фільтрі біля власного поля увімкніть прапорець Без значення.

Такий фільтр показує партнерів, у яких вибране власне поле:

не має заповненого значення;
або ще взагалі не заповнювалося в картці партнера.

Партнери, у яких це власне поле вже заповнене, у такий список не потрапляють.

Це зручно, коли потрібно знайти картки для дозаповнення, наприклад партнерів без Джерело ліда, Категорія клієнта, Регіон або іншої внутрішньої ознаки.

Якщо увімкнути Без значення, звичайне значення поля у цьому ж рядку фільтра не використовується. Щоб знову шукати за конкретним значенням, вимкніть Без значення і виберіть потрібний варіант або введіть значення.

Практичний сценарій

Потрібно додати для партнерів поле Джерело ліда.

Відкрийте Власні поля.
Створіть нове поле Джерело ліда.
Виберіть тип, наприклад Власний список значень.
Додайте варіанти: Сайт, Реклама, Рекомендація.
Призначте поле списку Партнери.
За потреби обмежте папки.
Збережіть зміни.
Перевірте поле в картці партнера і в розширеному фільтрі.

Типові помилки

Створюють надто багато полів без єдиної логіки назв.
Використовують поля як заміну нормальним довідникам.
Не продумують, де поле має бути доступне, і засмічують усі картки.
Не перевіряють, як нове поле вплине на фільтри і звіти.